Google Apps Script Programmierung: Entwicklung von Addons und Webapps

Google Apps Script – Mit der von Google bereitgestellten Scriptsprache Google Apps Script können Privatanwender und Unternehmenskunden Ihre G Suite Umgebung optimieren, Prozesse automatisieren und eigene Webanwendungen erstellen. Die Google Apps Script Programmierung ermöglicht dabei einen einfachen Zugriff auf die verschiedenen Google Apps, wie z.B. Google Drive, Google Kalender, Gmail und Google Docs und bietet somit die Möglichkeit einfach auf die verschiedenen Informationen der einzelnen Google Apps zugreifen, diese aufzubereiten und Informationen auch automatisch zu aktualisieren. Welche Möglichkeiten Google Apps Script bietet, welches Know-How benötigt wird und wie der Einstieg in die Google Apps Script Programmierung gelingt, möchten wir Ihnen im Folgenden näher vorstellen.

Google Apps Script Überblick

Für den Anfang ist es wichtig zu wissen, dass Google Apps Script eine von Google bereitgestellte Scriptsprache ist, welche die Möglichkeit bietet, auf Informationen verschiedenster Google Apps, wie z.B. Gmail, Kalender, Google Drive aber auch Apps wie z.B. Youtube oder den Google Translator, zuzugreifen. Technisch gesehen ist Google Apps Script dabei eine serverseitige Scriptsprache, die auf den Servern von Google ausgeführt wird. Die Syntax von Google Apps Script basiert auf JavaScript und die Programmierung eines Google Apps Script erfolgt über eine von Google zur Verfügung gestellte Online-Entwicklungsumgebung, die Sie ohne lokale Installation, einfach über den Browser aufrufen können. Am einfachsten starten Sie ein neues Google Apps Script Projekt über den Aufruf der folgenden URL: script.google.com. Einzige Voraussetzung ist, dass Sie ein Google-Konto (privat oder G Suite) besitzen. Erstellte Google Apps Script Projekte werden dabei in Ihrer Google Drive Ablage gespeichert. Entsprechend können Sie über Google Drive Ihre angelegten Scripte jederzeit wieder aufrufen, neue Projekte anlegen oder auch Dritten die Freigabe für die gemeinsame Zusammenarbeit im Rahmen einer gemeinsamen Google Apps Script Programmierung erteilen. 

Möglichkeiten der Google Apps Script Programmierung

Wie bereits erwähnt, kann über Google Apps Script inzwischen auf die meisten Google Apps Dienste zugegriffen werden. Entsprechend sind die Möglichkeiten, zu welchem Zweck man Google Apps Script nutzen möchte vielfältig. Einfach gesagt kann man über Google Apps Script genau die Dinge automatisiert tun, die Sie sonst als Anwender manuell in den verschiedenen Google Diensten vornehmen. Beispielsweise können Sie über Google Apps Script automatisiert genauso einen Termin mit Titel, Datum, Uhrzeit und einzuladenden Personen anlegen, wie Sie Ihn auch von Hand angelegt hätten. Auch können Sie in Google Drive genauso ein Google Doc anlegen, also ob Sie es von Hand angelegt hätten. Der große Vorteil liegt dabei in der Automatisierung und Kombinierung der Möglichkeiten. So können Sie z.B. alle Ihre Mails im Gmail-Posteingang auslesen und automatisiert alle Anhänge der Mails auslesen und automatisch in Google Drive in einem bestimmten Ordner ablegen.

Dies ist aber nur der Anfang. Auch der Zugriff auf Daten von Drittanbietern oder andere externe Datenquellen, wie z.B. Daten aus einer Datenbank oder Informationen von anderen genutzten Cloud-Lösungen, ist über Google Apps Script möglich. Doch nicht nur Szenarien für den Datenaustausch und die Automatisierung von Abläufen kann können über Google Apps Script umgesetzt werden. Es können über die Google Apps Script Programmierung auch ganze Anwendungen mit komplexen Benutzeroberflächen erstellt werden. So können Sie mit Google Apps Script im Zusammenspiel mit Standard Webtechnologien, wie HTML und JavaScript, eigenständige Anwendungen und Formulare erstellen.Um diese Fülle an Möglichkeiten überhaupt bereitstellen zu können, gibt es verschiedene Typen von Google Apps Scripts:

• standalone Scripts
• container-bound Scripts
• Add-Ons
• Web Apps 

Ein standalone Script wird dabei in der Regel verwendet, wenn es um die reine Automatisierung von Abläufen im Zusammenhang mit den verschiedenen Google Apps geht. Ein standalone Script hat dabei keine eigene Benutzeroberfläche und wird entweder einmalig oder periodisch als Job ausgeführt, um damit wiederholende Vorgänge regelmäßig abzuarbeiten. Oftmals nutzen solche Scripts die Möglichkeiten der Protokollierung innerhalb von Google Apps Script um Fehler oder durchgeführte Änderungen zu dokumentieren.

Neben standalone Scripten gibt es dazu ergänzend sogenannte container-bound Scripts. Diese Art von Scripten werden dabei in direkten Zusammenhang mit einem Google Doc, einer Google Tabelle oder einem Google Formular angelegt. Der Vorteil eines Container gebundenen Script ist dabei, dass auf spezielle Ereignisse in einem Google Dokument, einer Tabelle oder einem Google Formular reagiert werden kann. Beispielsweise können Sie beim Öffnen eines Google Doc oder beim absenden eines Google Formulars bestimmte Abläufe automatisch anstoßen. Auch können über container-bound Scripts sehr einfach Pop-Meldungen an den Benutzer oder eigene Menüpunkte innerhalb eines Google Docs erzeugen werden. Eine individuelle Erweiterung der Standardfunktionalitäten von Google Docs ist mit dieser Art von Scripten problemlos möglich. Die sogenannten Add-Ons, sind grundsätzlich sehr ähnlich zu container-bound Scripts. Während jedoch ein Container gebundenes Script genau einem Dokument, einer Tabelle oder einem Formular zugeordnet ist, bietet ein Add-On die Möglichkeit, die Funktionalität unternehmensweit oder der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen. Hierzu werden Addons über den Chrome-Webstore firmenintern oder öffentlich publiziert und die Anwender können sich dann ein Addon hinzufügen. So kann z.B. ein Google Tabellen Addon, dann einfach bei jeder neu erzeugten Google Tabelle verwendet werden. Beispielhaft sei an dieser Stelle das Google Docs Serienbrief Addon, welches Serienbrief-Funktionen für Google Docs und Tabellen bereitstellt, genannt.

Des Weiteren kann ein Google Apps Script als sogenannte Webapp implementiert werden. Webapps sind über eine URL, je nach Wunsch mit oder ohne Anmeldung über ein Google Konto, durch die Nutzer aufrufbar und können unternehmensweit oder auch der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden. In der Regel gibt es für Webapps zwei Einsatzbereiche. Zum einen kann eine Webapp als Webservice dienen, die Daten beim Aufruf der URL entgegen nimmt oder welche bereitstellt. Zum anderen können ganze Webapplikation mit einer eigenen Oberfläche über eine Webapp zur Verfügung gestellt werden. Der Zugriff auf eine Webapp erfolgt dabei direkt über den Link bzw. über die Einbindung der URL ins Unternehmensintranet. Auch kann eine solche Webapp als sogenanntes Gadget mit nur wenigen Klicks in eine Google Site eingebunden und damit von den Anwendern genutzt werden.

Der Einstieg in die Google Apps Script Programmierung

Doch wie gelingt der Einstieg in die Welt von Google Apps Script? Für den passenden Einstieg in Google Apps Script kommt es natürlich zunächst darauf an, wie es um Ihre Programmierkenntnisse steht. Sollten Sie bisher überhaupt keine Programmiererfahrung besitzen, müssen Sie sich zunächst mit den Grundlagen der Programmierung vertraut machen und den Einsatz von Variablen, Bedingungen, Schleifen und Funktionen, am Besten am Beispiel Javascript, lernen. Hierzu können wir Ihnen den folgenden JavaScript online Kurs bzw. dieses JavaScript Einstiegs-Tutorial empfehlen. Sollten Sie bereits Erfahrung in der Programmierung besitzen, ist ein Quereinstieg in Google Apps Script durchaus möglich. Trotzdem würden wir Ihnen ebenfalls empfehlen sich zunächst mit den Grundlagen zur Syntax von JavaScript vertraut zu machen, da sich diese doch an einigen Stellen von anderen Programmiersprachen unterscheidet.

Für den Einstieg in Google Apps Script empfehlen wir Ihnen sich zunächst auf einfache standalone Scripte, mit Zugriffen auf die verschiedenen Google Apps Services, zu konzentrieren. Ein guter Einstieg sind hierbei die von Google zur Verfügung gestellten Leitfäden zu Google Apps Script und die Google Apps Script Referenz. Einsteiger ohne grundlegende HTML, CSS und JavaScript Kenntnisse, sollten vor allem um das Thema Webapps bzw. Addons mit eigenen Benutzeroberflächen zu Beginn einen Bogen machen, da hier ohne Kenntnisse in den gängigen Webtechnologien der Einstieg sehr schwierig ist. Ist der Einstieg geschafft, ist es zu empfehlen sich mit container-bound Scripten zu beschäftigen und so seine Kenntnisse zu vertiefen. In diesem Bereich gibt es durchaus Potentiale um die täglichen Arbeit zu vereinfachen und es erfolgt an dieser Stelle auch ein erster Kontakt zu Benutzeroberflächen, wie z.B. einfache Pop-Ups und die Erstellung von eigenen Menüeinträgen. Auch zu diesen Themen stellt Google passende Leitfäden zur Verfügung. 

Für den schnellen Einstieg in die Google Apps Script Programmierung ist vor allem G Suite Kunden zu Beginn eine Google Apps Script Schulung zu empfehlen. Hier erhalten Sie kompetent einen fundierten Einstieg in Google Apps Script, vermeiden von Beginn an Fehler, und Sie können bereits nach einer 2-3 tägigen Schulung die Potentiale rund um G Suite besser für Ihr Unternehmen nutzen.

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