Die Experten für Google Workspace: Beratung, Schulung, Add-ons Der Google Blog mit vielen Tipps und Tricks zu Google Workspace und Google Office Tools Google stellt in die Gmail Oberfläche integriert einen Aufgabenplaner zur Verfügung, mit dem Aufgaben und Notizen sehr einfach verwaltet werden können. Die Google Aufgaben sind dabei recht simpel gestrickt.
Ohne große Extras kann man mehrere Aufgabenlisten erstellen und somit seine Notizen, z.B. nach Thema, trennen. Einzeln aufgeführte Punkte innerhalb einer Aufgabenliste können dabei auch hierarchisch über Unterpunkte strukturiert werden. Hat man eine Aufgabe abgearbeitet, kann man diese auf „erledigt“ setzen. Einen Überblick über erledigte Aufgaben steht über das Menü auch zur Verfügung. In der Detailansicht einer Aufgabe, gibt es auch die Möglichkeit ein Fälligkeitsdatum festzulegen. Somit kann man bei terminkritischen Aufgaben auch ein Datum pflegen und hat entsprechend im Blick bis wann eine Aufgabe erledigt sein soll. Ebenso kann man eine Aufgabenliste per E-Mail an Dritte versenden oder basierend auf der Aufgabe einen Kalendereintrag im Google Kalender erzeugen.
Durch die Integration zu Gmail, kann aus einer Mail auch automatisch eine entsprechende Aufgabe erzeugt werden. Da der Google Aufgabenplaner, einmal aufgerufen, rechts unten im geöffneten Gmail Fenster auf einen wartet, kann man problemlos Mails bearbeiten und jederzeit ohne einen Wechsel des Browser Tabs oder Fensters seine Aufgaben bearbeiten.
Was gefällt uns:
Wer viel direkt am PC oder Laptop arbeitet und Gmail intensiv nutzt, für den ist die Google Aufgaben Funktionalität durchaus sinnvoll. Vor allem die direkte Integration zu Gmail und in den Google Kalender ermöglicht schnelles einsehen und bearbeiten von Notizen und Aufgaben.
Was könnte besser sein:
Leider bietet Google selbst keine App für mobile Endgeräte für den Aufgabenplaner an. Dies ist jedoch bei der Verwaltung von Aufgaben sehr praktisch. Hier muss man entsprechend auf Apps von Drittanbietern setzen, die auf dem Google Aufgabenplaner aufsetzen. Auch entwickelt Google den Aufgabenplaner seit geraumer Zeit nicht mehr weiter. Als Alternative zum Google Aufgabenplaner bietet Google seit Mitte 2013 die Google Notizen App Keep an. Mit den Google Notizen ist vor allem das mobile Erlebnis bei der Verwaltung von Aufgaben und Notizen wesentlich besser. Seit kurzem puscht Google auch die in die neue Gmail Oberfläche „Inbox by Gmail“ eingebundenen Google Erinnerungen.
Der Business Nutzen:
Der Google Aufgabenplaner kann, genauso wie die Google Notizen, von Google Apps for Work Anwendern zur Verwaltung der persönlichen Notizen und To-do verwendet werden. Da gerade im Unternehmenskontext der mobile Zugriff auf Notizen immer wichtiger wird und sowohl die Google Notizen als auch Google Erinnerungen die Spracheingabe unterstützten, sind diese in der Regel dem Google Aufgabenplaner vorzuziehen.
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