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Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer – Eine Rechnung erstellen mit Google Apps

Rechnungsvorlage Kleinunternehmer - Rechnungen verwalten mit Google Apps! Sie suchen eine passende Vorlage für Ihre Rechnungen als Kleinunternehmer und sind an einer einfachen und effizienten Erstellung Ihrer Rechnungen interessiert? Mit Google Apps for Work, der von Google speziell für kleine und mittelständische Unternehmen angebotenen Lösung für Mail, Office und mobiles Arbeiten, ist dies sehr einfach möglich. Basierend auf einer über Google Docs erstellten Rechnungsvorlage die speziell für Kleinunternehmer entworfen wurde, können Kleinunternehmer Ihre Rechnungen sehr einfach erstellen. Die Rechnungsvorlage ist jedoch auch bei einem Kleinunternehmer nur der Anfang für eine einfache und effiziente Verwaltung Ihrer Rechnungen.

Viele Startups, Freiberufler und Einzelunternehmer erstellen Ihre Rechnungen nach wie vor mühsam und manuell über Word. Der manuelle Aufwand für das erstellen der Rechnungsdokumente ist jedoch hoch und fehleranfällig. Bei jeder neuen Rechnung ist der Adresskopf, das Rechnungsdatum und die einzelnen Rechnungspositionen anzupassen und der entsprechende Rechnungsbetrag neu zu berechnen. Oft wird eine zuvor erstellte Rechnung dabei als Vorlage verwendet. Diese manuelle Vorgehensweise hat jedoch zwei Nachteile. Einerseits können sich sehr schnell Kopierfehler einschleichen, was bei Ihren Kunden einen Eindruck von unprofessionell hinterlassen kann. Andererseits sind die Rechnungs- und Kundeninformationen immer nur in den einzelnen Rechnungsdokumenten vorhanden. Es fehlt ein zentrales Datenbestand über den Sie schnell und einfach einen Überblick über Ihre Kunden und Ihre erstellten Rechnungen inklusive den einzelnen Rechnungspositionen haben.

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Ihre Rechnungsvorlage – Kleinunternehmer nutzen dafür Google Docs

Vorlage Rechnung Kleinunternehmer können mit Google Docs einfach Ihre Rechnungen erstellenWenn Sie einen Blick auf die von Google zur Verfügung gestellten Tools für Office und Produktivität werfen, die Google für Unternehmen im Übrigen Google Apps for Work gebündelt hat und die besonders für kleine Unternehmen und freiberuflich Tätige sehr interessant sind, stellen Sie schnell fest, dass Google alle notwendigen Grundfunktionlitäten für eine effiziente Rechnungserverwaltung zur Verfügung stellt. Über Google Docs können Sie zunächst einfach eine Rechnungsvorlage erstellen. Eine kostenlose Vorlage können Sie sich hier einsehen und in Ihre Google Drive Ablage kopieren sowie diese dann individuell für sich anpassen. Das Grundgerüst einer Rechnungsvorlage ist dabei immer sehr ähnlich aufgebaut. Ihr Unternehmenslogo, Ihre Anschrift, Ihre Bankverbindung. Diese Informationen hinterlegen Sie fix in Ihrer Google Docs Rechnungsvorlage.

Neben einer Rechnungsvorlage, die Sie hier einsehen können, wird für eine effiziente Rechnungsverwaltung jedoch noch mehr benötigt. Denn andere Inhalte einer Rechnung können nicht fix in der Vorlage hinterlegt werden, da diese sich in jeder Rechnung unterscheiden können. Der Ansprechpartner und die Anschrift des Kunden, die einzelnen Rechnungspositionen und natürlich die fortlaufende Rechnungsnummer sowie das Rechnungsdatum. Um Ihre Rechnungsverwaltung effizient zu gestalten hinterlegen Sie für diese Informationen einfach Platzhalter. Diese Platzhalter werden dann später durch rechnungsspezifische Informationen ersetzt. Pflegen Sie spezifischen Rechungsinformationen, wie z.B. Kundenstammdaten, Rechnungspositionen sowie Ihre für die einzelnen Positionen relevanten Produkte und Dienstleistungen am Besten in einer Google Tabelle, die im Übrigen ebenfalls Bestandteil der von Google angebotenen Office-Suite Google Docs sind. Durch die zentrale Pflege dieser Informationen haben Sie mehrere Vorteile. Sie verwalten Ihre Kundendaten an zentraler Stelle und können diese jederzeit für weitere Rechnungen nutzen und ganz nebenbei bauen Sie sich so auch sehr einfach eine Kundendatenbank auf. Auch haben Sie an einer zentralen Stelle all Ihre erstellten Rechnungen mit den einzelnen Positionen im Überblick und Sie haben so stets Ihre Umsätze im Überblick. Pflegen Sie Ihre Produkte oder angebotenen Dienstleistungen und die passenden Preise bzw. Stundensätz ebenfalls zentral können Sie auch diese bei weiteren Rechnungen und auch bei Angeboten wiederverwenden.

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Um auch als Kleinunternehmer einfach und effizient Rechnungen zu erstellen benötigen Sie jetzt nur noch ein Tool, dass die Platzhalter Ihrer Vorlage mit den in der Google Tabelle gepflegten Informationen je Rechnung ersetzt und die Rechnungen erzeugt. Hier setzt die Google Apps Auftragsverwaltung an. Sie automatisiert die Erstellung von Rechnungen und Angeboten auf Basis von Google Tools. Dabei legen Sie die zu verwendende Rechnungsvorlage individuell fest, pflegen die rechnungsspezifischen Inhalte, wie z.B. Ansprechpartner, Anschrift und die einzelnen Rechnungsposition zentral in einer Google Tabelle und erstellen dann Ihre Rechnungen automatisch. Dabei profitieren Sie davon, dass Sie einmal gepflegte Stammdaten und Rechnungspositionen jederzeit bei weiteren Rechnungen erneut verwenden können und auch per Klick mehrere Rechnungen auf einmal erstellen können.

Die Google Apps Auftragsverwaltung legt die erstellten Rechnungen für Sie in Google Drive, wahlweise im Google Doc oder PDF-Format ab. Von hier aus können Sie Ihre Rechnungen dann einfach drucken, per E-Mail verschicken oder auch einfach über einen Link für dritten zum Download freigeben. Auch der direkte Versand via E-Mail ist über die Auftragsverwaltung an beliebige Empfänger möglich.

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