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Google Groups – Google Tool zur verbesserten Zusammenarbeit durch Foren, FAQ und Ticketbearbeitug

Google Groups - Google Tool zur verbesserten Zusammenarbeit Mit Google Groups bietet Google neben Google Sites noch ein weiteres Google Tool zur verbesserten Zusammenarbeit an. Mit Google Groups können Online-Gruppen verschiedenster Art erstellt und von einer bestimmten Personengruppe oder der Öffentlichkeit genutzt werden.

Die Einsatzzwecke von Google Groups sind dabei vielfältig. Von einer einfachen E-Mail-Gruppe mit eindeutiger E-Mail-Adresse bis hin zu einer Gruppe als Online-Forum kann eine Google Group eingesetzt werden. Beispielsweise kann eine Google Group als Diskussionsforum verwendet werden um z.B. seinen Kunden die Möglichkeit zu geben um über das neueste Produkt zu diskutieren. Für diesen Zweck setzt Google das Tool auch selbst ein. Die Anwender verschiedenster Google Tools diskutieren über die einzelnen Google Dienste oftmals in einer Google Group und behandeln hier Probleme des Tools und bringen Verbesserungsvorschläge ein.

Typische Einsatzszenarien für eine Google Group sind z.B.:

  • ein Forum für Online-Diskussion über Produkt, Themen oder bestimmte Interessen,
  • ein Frage-/Antwortforum, um Fragen zu einem bestimmten Produkt oder Themengebiet zu beantworten und diese an zentraler Stelle zur Verfügung zu stellen,
  • die gemeinsame Abarbeitung von Service- oder Supportanfragen von Anwender, Lieferanten oder sonstigen Personengruppen.
Um diese verschiedenen Einsatzmöglichkeiten einer Google Group möglichst einfach abdecken zu können, stehen bereits bei der Anlage einer Google Group verschiedene Templates zur Verfügung. Bei der Anlage einer Gruppe kann festgelegt werden ob die Gruppe als:

  • E-Mail-Verteiler,
  • gemeinsamer Posteingang,
  • Web-Forum 
  • oder als Forum mit Fragen und Antworten

eingesetzt werden soll. Abhängig von dieser Auswahl wird die neu anzulegende Google Group mit einem anderen, bereits vorkonfigurierten, Funktionsumfang angelegt. Wollen Sie z.B. die Abarbeitung von Supportanfragen zusätzlich zentral und personenunabhängig über eine eindeutige E-Mail-Adresse abarbeiten, so empfiehlt es sich für diesen Zweck ein Google Group als gemeinsamen Posteingang anzulegen. Wollen Sie dagegen ein Diskussionsforum erstellen um unternehmensintern oder mit der Öffentlichkeit zu einem Thema diskutieren zu wollen, dann sollten Sie die Google Group als Web-Forum erstellen. Auch für einen einfachen E-Mail-Verteiler, um die Kommunikation via E-Mail zwischen einem bestimmten Personenkreis zu vereinfachen, stellt Google Groups Ihnen ein Template zur Verfügung.

Unabhängig von der Auswahl des Templates besitzt jede Google Group eine eigene eindeutige E-Mail-Adresse. Auch besitzt jede Google Group eine eigene Web-Oberfläche über die Inhalte der Google Group eingesehen oder gepostet werden können. Beispielsweise können so Inhalte über die eindeutige E-Mail-Adresse via Mail erstellt werden, von anderen Gruppenmitgliedern jedoch auch über die Web-Oberfläche eingesehen, bearbeitet oder beantwortet werden. Die Kommunikation kann somit innerhalb der Gruppe sowohl via E-Mail als auch über die Web-Oberfläche erfolgen. Die Erstellung von Inhalten via E-Mail ist jedoch abhängig vom ausgewählten Gruppentyp zunächst aktiviert bzw. deaktiviert ist.

Was gefällt uns: Die Erstellung einer Google Group auf Basis einer der zur Verfügung gestellten Templates gelingt innerhalb einer Minute. Vor allem der Einsatz von Google Groups für Online-Foren oder als zentraler Posteingang kann die Zusammenarbeit in verschiedensten Personengruppen innerhalb eines Unternehmens fördern und verbessern.

Was könnte besser sein: Die Oberfläche von Google Groups wirkt auf den ersten Blick etwas überladen. Nach einer kurzen eingwöhungszeit lässt diese sich jedoch ohne Probleme durch die Anwender bedienen. Viele Einstellungsmöglichkeiten ermöglichen es einem Gruppenadministrator, auch im Bezug auf die Rechteverwaltung, die Gruppe individuell auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Durch die vielen Einstellungsmöglichkeiten ist es gerade für Gruppenadministratoren am Anfang etwas undurchsichtig, welche Einstellung was für eine Änderung des Verhaltens der Gruppe zur Folge hat.

Der Business Nutzen: Als Teil der von Google angebotenen Produktivitätssuite Google Apps for Work (ehemals Google Apps for Business) bietet Google Groups für Unternehmen die Chance interne Zusammenarbeitsprozesse oder die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten oder einer sonstigen Zielgruppe nachhaltig zu verbessern. Gerade die personenabhängig Kommunikation gegenüber Kunden oder Lieferanten kann durch Google Groups abgelöst werden. Eine schnellere Bearbeitung von Anfragen über gemeinsame Posteingänge kann bei den zuständigen Teams realisiert werden. Dies hat auch Vorteile in Sachen Stellvertreter-Regelung, da die Anfragen und Lösungen nicht mehr abhängig von Einzelpersonen verwaltet und gespeichert werden. Google Groups ist somit das Google Tool der Wahl zur verbesserten Zusammenarbeit für beliebige Teams und auch speziell in der Zusammenarbeit mit externen Partnern.

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