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Die befristete Freigabe über Ablaufdatum ist eine Funktion die viele Anwender in Google Drive bisher vermisst hatten. Um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten konnten diese in Drive dritten Personen freigegeben werden. Auch die Freigabeberechtigungen wer ein Dokument nur einsehen, kommentieren oder wirklich bearbeiten darf konnte in Drive schon immer individuell gesteuert werden. Jedoch war es lange nicht möglich, dass ein Dokument bereits bei der Freigabe nur für einen bestimmten Zeitraum freigegeben werden konnte. Diese befristete Freigabe über ein Ablaufdatum wurde nun vor nicht allzu langer Zeit von Google offiziell eingeführt.
Trotz der sehr guten Umsetzung der Freigabe von Dokumenten in Drive gab es ein Problem. Mit der Zeit verlor man etwas den Überblick welche Dateien wem freigegeben wurden. Dies lag hauptsächlich daran, dass es bisher keine Möglichkeit gab ein befristete Freigabe für Drive Dokumente über ein Ablaufdatum festzulegen. Diese Funktion gibt es inzwischen und somit kann ein Dokument bereits bei der Freigabe nur bis zu einem bestimmten Datum freigegeben werden. Am Ablaufdatum wird die Freigabe des Dokuments automatisch zurückgezogen. Ein manuelles zurücknehmen der Freigabe ist auf diesem Wege nicht mehr notwendig und kann damit auch nicht aus Versehen vergessen werden.
Einschränkungen der befristeten Freigabe über Ablaufdatum
Grundsätzlich funktioniert die befristete Freigabe für alle in Drive abgelegten Dateien. Auch auf Ordnerebene kann die Funktion eingesetzt werden. Allerdings hat die Funktion ein Einschränkung. Ein befristete Freigabe kann nur für Personen eingerichtet werden, die Lese- oder Kommentieren-Berechtigungen besitzen. Für Personen die Bearbeiten-Berechtigungen besitzen, kann die Freigabe nicht zeitlich begrenzt werden. Auch können generell freigegebene Dokumente, die über die Eigenschaft „Jeder der über den Link verfügt“ freigegeben wurden, nicht befristet über ein Ablaufdatum freigegeben werden.
Terminierung einer Freigabe über einrichten eines befristeten Ablaufdatum
Wie Sie die befristete Freigabe für ein Dokument oder einen Ordner einrichten zeigt die folgende animierte Grafik sehr schön. Öffnen Sie einfach den Freigabedialog und geben Sie wie gewohnt die Datei zunächst für die gewünschte Personen frei. Wechseln Sie dann zum erweiterten Freigabedialog. Dort können Sie je Person explizit ein Ablaufdatum über das Uhren-Symbol direkt neben den festgelegten Bearbeitungsrechten der jeweiligen Person festlegen.
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