Einsatz von Google Tool Gmail in Unternehmen für KMU sinnvoll?

Gmail in Unternehmen einsetzen? Geht das überhaupt? So oder so ähnlich würden viele reagieren, wenn Sie auf den Einsatz von Gmail, dem Emaildienst von Google, in Unternehmen angesprochen werden. Gmail, oder Googlemail ist im privaten Bereich sehr oft der Emaildienst der Wahl. Die Zahl der privaten Emailadressen die mit @gmail.com enden steigt stetig an. Kein Wunder, schließlich kann der Emaildienst von Google eine Menge und ist in Sachen Speicherplatz, Funktionalitäten und mobilem Zugriff kaum zu überbieten. Doch das Unternehmen Gmail als Ihren Emaildienst im betrieblichen Alltag nutzen können, das wissen vor allem in Deutschland noch wenige.

Wer Gmail für Unternehmen und seine Mitarbeiter einsetzen möchte, kann dies ohne Probleme tun, sofern ein einigermaßen performanter Internetzugang im Unternehmen vorhanden ist. Gmail ist zentraler Bestandteil von Googles speziell für Unternehmen angebotener Produktivitätssuite Google Apps for Business. Google Apps for Business beinhaltet dabei nicht nur Gmail, sondern auch noch weitere Funktionalitäten zur betrieblichen Zusammenarbeit & Kommunikation, wie z.B. die Google Kontakte, den Google Kalender, Google Drive, Google Sites und Google Hangouts. Der Unterschied zur privaten Nutzung liegt dabei im Wesentlichen an einer vertraglich vereinbarten und garantierten Verfügbarkeit der Dienste von über 99,9%, mehr zur Verfügung gestellten Speicherplatz und dem weglassen von Werbeanzeigen innerhalb der in Google Apps for Business zur Verfügung gestellten Google Dienste.

Oftmals wird aus funktionaler Sicht die Meiung vertreten, dass Gmail Unternehmen und Ihren Anforderungen nicht genügt. Doch Gmail im Unternehmenseinsatz steht dem oft in Betrieben eingesetzten Microsoft Outlook in nichts nach. Im Gegenteil. Die in Gmail eingebundene Google Suche und das Konzept der Labels zur thematischen Zuordnung von Mails, ermöglichen ein sehr schnelles wiederfinden von Mails und verringert Notwendigkeit Mails mühsam über Ordner, wie man es von Outlook kennt, zu sortieren. Auch die angebotenen mobilen Zugriffsmöglichkeiten und die Integration zu anderen Funktionalitäten wie z.B. Chat/Videokonferenzen über Google Hangouts und die Terminverwaltung über den Google Kalender machen Gmail für den Unternehmenseinsatz mehr als empfehlenswert. Auch der automatisch in Gmail beinhaltete Spam-Filter ist ein weiterer Grund, dass Gmail in Unternehmen sehr gut eingesetzt werden kann. Aber auch aus Kosten und Kapazitätsgründen gerade für kleine- und mittelständische (KMU) Unternehmen, die oft nur sehr wenig oder gar keine IT-Kapazitäten besitzen, bringt der Einsatz eines cloudbasierten Emaildienstes wie Googles Gmail dem Unternehmen sehr viele Vorteile. Dabei sind folgende Punkte zuerst zu nennen:

• keine Aufwände mehr für Betrieb des Mailservers ,wie z.B. Microsoft Exchange
• kostspielige Wechsel auf neue Versionsstände des Mailserver entfallen ebenso
• mobiler Zugriff, sowie orts- und geräteunabhängiger Zugriff ist einfachst und ohne weitere Kosten möglich
• der mobile Zugriff erfolgt für den Anwender mit gleicher Usability und gleichen Funktionsumfang wie vor dem PC
• die Kosten für Google Apps for Busines inklusive Gmail sind sehr gering und fallen monatlich abhängig von der genutzten Anzahl an Emailadressen an

Des Weiteren darf auch davon ausgegangen werden, dass viele Mitarbeiter sich auf die Nutzung von Gmail und weitere Dienste von Google freuen. Die meisten kennen die Google Dienste bereits aus dem privaten Alltag und Google Tools sind in Sachen Anwenderfreundlichkeit und einfacher Handhabung führend.

Die Nutzung von Gmail und Google Apps for Business funktioniert dabei natürlich nicht mit „vorname.nachname@gmail.com“ Emailadressen, wie Sie bei Privatpersonen verwendet werden. Google Apps for Business verlinkt sich mit Ihrer firmeneigenen Domain bzw. Webadresse. Entsprechend können Emailadressen wie „vorname.nachname@ihrFirma.de“ ohne Probleme verwendet werden. Gegenüber externen Partner und Kontakten ist der Einsatz von Gmail im Unternehmen praktisch unsichtbar. Die Einführung von Gmail im Unternehmen ist dabei in den allermeisten KMU Unternehmen innerhalb sehr weniger Tage möglich. Weitere Information zu Google Apps for Business & Gmail in Unternehmen erfahren Sie hier:

• Beratung zur Einführung und Nutzung von Google Apps for Business
• offizielle Google Apps for Business Seite

Unser Fazit: Der Einsatz von cloudbasierten Emaildiensten und den in Google Apps for Business enthaltenen Funktionalitäten gehört die Zukunft. Der Einsatz von Gmail ist dabei ein erster wichtiger Schritt in die richtige Richtung und eröffnet es Ihrem Unternehmen die Kosten und Kapazitäten im Bereich Email zu senken. Weitere Funktionalitäten aus der Google Apps for Business Software, die Sie automatisch mit lizenzieren, können dann in folgenden Schritten eingeführt und die Zusammenarbeit & Kommunikation in Ihrem Unternehmen wesentlich verbessern.  Gmail & Unternehmen? Eine gute Idee!

Alle Tipps & Tricks zum arbeiten mit Gmail und anderen Google Tools findet Ihr in unserer Rubrik Google Tipps & Tricks oder auf unserer Facebook Gruppe “Google Tools – Tipps & Tricks” wo wir regelmäßig Tipps & Tricks zu Gmail und Co. posten!