Die Experten für Google Workspace: Beratung, Schulung, Add-ons Der Google Blog mit vielen Tipps und Tricks zu Google Workspace und Google Office Tools Neben dem bereits vorgestellten manuellen markieren von Mails mit Symbolen und Farben gibt es außerdem die Möglichkeit in Gmail Mails automatisch zu priorisieren. Diese Priorisierung der Mails erfolgt automatisch durch Gmail und ist sogar lernfähig. Google nennt dies Wichtigkeitsmarkierungen.
Zum Einschalten des Features klickt man auf das Zahnradsymbol 
Ist das Feature aktiviert, setzt Gmail automatisch bei jeder eingehenden E-Mail eine Markierung. Eine gelbe Markierung weist darauf hin, dass die entsprechende Nachricht wichtig ist. Ist die Markierung farblos
, so bedeutet dies, dass die Nachricht als nicht wichtig eingestuft wurde. Warum eine E-Mail durch Gmail als wichtig eingestuft wurde kann man sehen wenn man mit dem Mauszeiger über die Markierung fährt. Folgende Kriterien verwendet Gmail um die Wichtigkeit einzustufen:
- An wen werden E-Mails gesendet: Falls man viele E-Mails an Jochen sendet, sind E-Mails von Jochen höchstwahrscheinlich wichtig.
- Welche Nachrichten werden geöffnet: Nachrichten, die man öffnet, sind höchstwahrscheinlich wichtiger als ungeöffnete Nachrichten.
- Welche Themen wecken die Aufmerksamkeit: Falls man Nachrichten über Fußball immer liest, ist eine E-Mail, die dieselben Fußballbegriffe enthält, höchstwahrscheinlich wichtig.
- Welche E-Mails werden beantwortet: Falls Nachrichten von einer Freundin immer beantwortet werden, sind Nachrichten von ihr höchstwahrscheinlich wichtig.
- Wie werden die Funktionen „Markieren“, „Archivieren“ und „Löschen“ verwendet: Nachrichten, die man markiert, sind höchstwahrscheinlich wichtiger als Nachrichten, die ungeöffnet archiviert werden.
Sollten Nachrichten nicht korrekt priorisiert werden, kann man Gmail auch „trainieren“. Ein Klick auf die gelbe Markierung genügt und die Nachricht wird als nicht wichtig eingestuft. Das selbe funktioniert natürlich auch anders herum. Damit kann man Gmail nach und nach beibringen welche E-Mails einem wirklich wichtig sind. Spätestens nach ein paar Tagen und Korrekturen der Wichtigkeitsmarkierungen weiß Gmail ganz genau wie es die Email zu priorisieren hat. Ein Blick in den Posteingang genügt dann um zu sehen welche E-Mails mit Priorität zu behandeln sind. Ein nützliches Feature wie wir finden.
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