Google Kalender freigeben – Arbeiten mit dem Google Kalender (3/8)

Wer mit dem Google Kalender effizienter seine Termine verwalten möchte, der kann dritten Personen seine Termine über den Google Kalender freigeben. Die Freigabe des Google Kalenders macht dann Sinn, wenn man einzelnen Personen oder gar der gesamten Öffentlichkeit seine im Google Kalender gepflegten Termine freigeben möchte. In unserer Reihe „Arbeiten mit dem Google Kalender“ stellen wir ausgewählte Funktionen vor um mit dem Google Kalender effizienter und besser zu arbeiten.

Da man über den Google Kalender auch mit mehreren Kalendern arbeiten kann, könnte man z.B. einen Kalender für private Termine nutzen und diese nur speziell seinen Familienangehörigen freigeben. Einen weitere Kalender könnte für die Pflege von geschäftlichen Terminen gepflegt werden. Diese gibt man dann seinen Kollegen explizit frei. In einem dritten Kalender können dann noch weitere öffentliche Termine,  wie z.B. Events oder Veranstaltungseinldungen, gepflegt werden. Dieser Kalender kann somit für die Öffentlichkeit freigegeben werden. Damit Kunden und Interesanten diese Termin auch einsehen können, kann man diesen Google Kalender z.B. in die eigene Webseite einbenden.

Den Google Kalender freigeben – So gehts:

1. Um einen Google Kalender freizugeben, wechseln Sie von der Startseite des Google Kalenders unter www.google.com/calendar in die Google Kalender Einstellungen über die Schaltfläche mit dem Zahnradsymbol.

2. Klicken Sie in den Kalender-Einstellungen dann auf den Link „Kalender“. Anschließend sehen Sie eine Übersicht mit Ihren Kalendern.

3.  Schauen Sie nun nach der Spalte „FREIGABE“ und klicken Sie beim freizugebenden Kalender auf den Link „Einstellungen bearbeiten“

4. Nun befinden Sie sich in den Freigabeeinstellungen für den ausgewählten Kalender. Hier können Sie den Kalender der Öffentlichkeit oder einzelnen Personen freigeben. Dabei haben Sie folgenden Einstellungsmöglichkeiten:

• Diesen Kalender öffentlich machen – Setzen Sie diese Option nur wenn Sie möchten dass die Termine dieses Kalender von der Öffentlichkeit eingesehen werden dürfen.
• Kalender für bestimmte Personen freigeben – Über diese Option können Sie durch Eingabe der E-Mail-Adresse Ihren Kalender für bestimmten Personen freigeben. Folgende Sichtbarkeitseinstellungen können Sie dabei je Person separat festlegen:
  • Alle Termindetails anzeigen – Die Person darf alle Termin des Kalender mit Details einsehen
  • Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details) – Die Einsicht in den Kalender beläuft sich lediglich auf Ihre Verfügbarkeit die Sie bei einem Termin separat pflegen können
  • Termine ändern – Termine dürfen geändert, abgesagt und neu angelegt werden
  • Änderungen vornehmen UND Freigaben verwalten – Die Person darf Termine anlegen, ändern und absagen. Außerdem darf Sie auch die Freigabeeinstellungen des Kalenders anpassen und somit den Kalender für weiter Personen freigeben.

Mitarbeiter die mit einem Google Apps for Work Konto arbeiten, haben an dieser Stelle noch eine weitere Möglichkeit die Sichtbarkeit Ihres Kalenders einzustellen. Der Kalender kann für alle Mitarbeiter im Unternehmen freigegeben werden. Er ist somit innerhalb des Unternehmens für alle Mitarbeiter öffentlich, kann jedoch nicht von der Öffentlichkeit eingesehen werden.

In unserer Reihe „Arbeiten mit dem Google Kalender” stellen wir die Möglichkeiten des Google Terminkalenders näher vor und geben Tipps & Tricks zum effizienten Arbeiten mit dem Google Kalender. Im nächsten Teil stellen wir Ihnen die Möglichkeite zum abonnieren von weiteren Google Kalendern vor.

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