Die Experten für Google Workspace: Beratung, Schulung, Add-ons Der Google Blog mit vielen Tipps und Tricks zu Google Workspace und Google Office Tools Wer viel mit Google Docs, der in Google Drive integrierten Office-Suite arbeitet, stellt sich früher oder später die Frage, ob man bei Google Docs Vorlagen veröffentlichen kann. Vor allem in Unternehmen wird in der Regel viel mit Vorlagen gearbeitet und diese den Mitarbeitern zentral zur Verfügung gestellt.
Bei Google Docs können sowohl Privatanwender als auch Unternehmen die Google Apps for Work einsetzen, mit Google Docs Vorlagen arbeiten. Allerdings gibt es einen großen Unterschied. Während von Privatanwendern zur Verfügung gestellte Google Docs Vorlagen von der Allgemeinheit genutzt werden können und somit öffentlich sind, können Unternehmen die Google Apps for Work nutzen Vorlagen so veröffentlichen, damit diese nur innerhalb des Unternehmens einsehbar sind.
Veröffentlichung von Google Docs Vorlagen – So gehts:
- Erstellen Sie zunächst über Google Drive (drive.google.com) ein neues Dokument, Tabelle, Präsentation, Formular oder Zeichnung. Achten Sie bei der Erstellung Ihrer zukünftigen Vorlage darauf, dass keine schützenswerten Informationen hinterlegt sind. Schließlich wollen Sie das Dokument als Vorlage für die Öffentlichkeit bzw. dem gesamten Unternehmen zur Verfügung stellen.
- Sobald Sie Ihre Google Docs Vorlage erstellt haben, wechseln Sie zur Vorlagengalerie von Google. Diese erreichen Sie unter: https://drive.google.com/templates
- In der Vorlagengalerie können Sie an dieser Stelle zunächst schauen welche Vorlagen es bereits gibt und diese bei Bedarf für sich nutzen. Beachten Sie dass für Google Apps for Work Kunden neben der öffentlichen Vorlagengalerie auch eine firmeninterne Galerie zur Verfügung steht.
- Um nun selber eine Vorlage zu veröffentlichen, klicken Sie auf den Link „Vorlage senden“ im rechts oberen Bereich der Vorlagengalerie (siehe Abbildung).
- Im folgenden Dialog können Sie nun Ihre zuvor erstellte Vorlage aus Ihrer Drive Ablage auswählen, eine Beschreibung für Ihre Vorlage eingeben und diese einer Kategorie zuordnen. Bitte beachten Sie auch den Hinweis im unteren Bereich. Dieser macht Sie darauf aufmerksam ob Ihre Vorlage für die Allgemeinheit oder innerhalb Ihres Unternehmens veröffentlicht wird!
- Mit einem Klick auf den „Vorlage senden“-Button, wird Ihre Vorlage nun veröffentlicht und sofern Sie mit einem privaten Google-Konto angemeldet sind, der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt. Sofern Sie die Vorlage mit Ihrem Google Apps for Work- Konto veröffentlichen, wird diese innerhalb Ihres Unternehmens publiziert und steht ab sofort als firmeninterne Vorlage zur Verfügung.
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