Die Experten für Google Workspace: Beratung, Schulung, Add-ons Der Google Blog mit vielen Tipps und Tricks zu Google Workspace und Google Office Tools Mit einem neuen Update für Google Drive bekommt der Nutzer noch mehr Kontrolle darüber, was mit seinen geteilten Dateien alles erlaubt ist. Bisher gab es schon die verschiedensten Optionen um den Nutzerkreis der Dateien einzuschränken. So konnte man eine Datei entweder öffentlich im Web teilen, über einen Link freigeben, oder nur bestimmte Personen für eine Datei berechtigen. Weiterhin war es möglich zu bestimmen, ob die Person die Datei bearbeiten darf oder diese nur zur Ansicht verfügbar sein sollte. Und man konnte einstellen, ob Bearbeiter neue Personen hinzufügen dürfen oder die Berechtigungen der Datei ändern dürfen. Diese Möglichkeit fand man in den Erweiterten Einstellungen bei der Dateifreigabe.
An dieser Stelle wurde nun eine neue Option eingefügt, mit der man bestimmen kann ob eine freigegebene Datei kopiert, heruntergeladen oder gedruckt werden darf.
Diese Option ist für alle Arten von Dateien in Google Drive verfügbar, natürlich auch für Google Docs, Tabellen und Präsentationen. Wird der Haken bei dieser Option gesetzt, werden beim Empfänger die entsprechenden Menüpunkte im Drive und auch im entsprechenden Dokument-Viewer deaktiviert. Das Dokument liegt dann sozusagen nur noch in einer Read-Only Version vor und es ist zumindest nicht mehr so leicht möglich den Content des Dokuments zu „klauen“. Man sollte sich aber im Klaren darüber sein, dass durch Screenshots oder aber auch durch Kopieren des Inhaltes in die Zwischenablage weiterhin die Möglichkeit besteht das Dokument zu vervielfältigen. Ein 100%-tiger Schutz ist also nicht gegeben.
Die Option kann nur durch den Eigentümer der Datei gesetzt werden und nur über die Weboberfläche von Google Drive. Ist die Option gesetzt, wird an allen Orten das Downloaden, Drucken und Kopieren auf allen Plattformen verhindert, auch in der mobilen Android App natürlich. Wird die Option für Google Docs, Tabellen und Präsentation gesetzt, wird bei diesen Dateitypen zusätzlich eine Benachrichtigung angezeigt, dass sämtliche Export Optionen deaktiviert wurden.
Für Entwickler sei an dieser Stelle noch erwähnt, das diese Option auch über einen API verfügbar ist.
Allen Google Apps for Work Kunden, die in Ihrem Unternehmensprofil “Schnelle Veröffentlichung” (sogenannter rapid release track) für die Einführung von neuen Funktionen in Ihrem Unternehmen gewählt haben, wird diese Funktion innerhalb der nächsten 3 Tage zur Verfügung stehen. Der normale Rollout der Funktion wird in 2 Wochen beginnen.