Google Drive Freigabe mit begrenzter Gültigkeit

Die Google Drive Freigabe für Dateien gibt es schon lange und ist für Google Nutzer oft kaum mehr wegzudenken. Es ist damit möglich, die auf Google Drive gespeicherten Dateien für andere Personen freizugeben um gemeinsam daran arbeiten zu können. Ebenfalls ist es möglich die Dateien auch nur zur Anzeige freizugeben, sodass andere Personen die Datei sehen, aber nichts daran ändern können. Die Google Drive Freigabe ist für die Zusammenarbeit von Teams, speziell wenn sie räumlich voneinander getrennt sind, besonders wichtig und wird dementsprechend sehr viel genutzt.

Trotz der sehr guten Umsetzung der Google Drive Freigabe gab es eine Funktion, die schmerzlich vermisst wurde: Die Google Drive Freigabe mit begrenzter Gültigkeit. Die Freigabe der Datei, wurde sie einmal gemacht, war bisher so lange gültig, bis die Freigabe manuell zurück genommen wurde. Es war nicht möglich, die Dateifreigabe auf ein bestimmtes Datum zu begrenzen, sodass an diesem Tag die Freigabe automatisch beendet wurde. Die User mussten also immer selbst daran denken, die Google Drive Freigabe für eventuelle temporäre Teammitglieder manuell zurück zu nehmen. Aber wie wir alle wissen: Vergessen ist menschlich! Daher war es bisher oft möglich, dass Personen, die eigentlich keinen Zugriff mehr auf eine Datei haben sollten, diesen aufgrund der vergessenen Rücknahme der Freigabe immer noch hatten.

Das hat auch Google zwischenzeitlich erkannt und die Ankündigung gemacht, die lang gewünschte Funktion der Google Drive Freigabe mit begrenzter Gültigkeit graduell bis Mitte/Ende 2. Quartal 2016 für alle User auszurollen.

Google Drive Freigabe mit begrenzter Gültigkeit

Nach der Einführung der Funktion wird es mit wenigen Klicks möglich sein, die Dateifreigabe zeitlich zu begrenzen wie die animierte Grafik unten sehr schön zeigt.

Ist die temporäre Dateifreigabe abgelaufen, hat der entsprechende User auch keinen Zugriff mehr auf die Datei. An dieser Stelle muss allerdings angemerkt werden, das die begrenzte Freigabe nur für User funktioniert, die Lese- oder Kommentierungsberechtigungen erhalten haben. Für Dateieigentümer und User mit Schreibberechtigungen ist die Freigabe mit begrenzter Gültigkeit nicht verfügbar.

Das Thema scheint auf jeden Fall ein größerer Eingriff in Google Drive zu sein, nur so ist die relativ lange Rollout-Phase für die Google Drive Freigabe mit begrenzter Gültigkeit zu erklären. Man sollte also immer mal wieder nach dieser neuen Funktion Ausschau halten, ob diese für das eigenen Google Konto bereits freigeschaltet wurde.