Richtig zusammen arbeiten im Team mit Google Apps und G Suite

Richtig zusammen arbeiten im Team ist mit den in G Suite (ehemals Google Apps for Work) enthaltenen Google Apps sehr einfach und flexibel möglich. Schließlich beinhaltet die Google Produktivitätssuite verschiedenste Tools, die Teams für eine effektive Zusammenarbeit für sich nutzen können. Doch welche Tools, und vor allem wie, sollte man als Team für sich nutzen um die Zusammenarbeit so einfach und effizient wie möglich zu gestalten? 

Oftmals funktionieren Teams ähnlich. Um effektiv arbeiten zu können, muss ein neu zusammengestelltes Team zunächst einige Rahmenbedingungen festlegen. Wer organisiert die Teamtreffen, wie wird innerhalb des Teams kommuniziert und wo werden gemeinsame Dokumente abgelegt. Aber auch wer ist für administrativen Verwaltungstätigkeiten zuständig, wer überwacht das Budget und wie werden Meetings Protokolliert, ToDo’s verwaltet und eventuell Meilensteine festgehalten. Eine Menge an Themen die durch den Einsatz von G Suite relativ einfach und problemlos über die einzelnen Google Apps abgewickelt werden können.

Einfache Kommunikation über einen Verteiler

Für die grundlegende Kommunikation im Team, macht als erstes die Anlage eines Team-Verteilers sinn. So haben Sie einerseits eine klarer Zuordnung welche Mitarbeiter Teil des Teams sind und Sie können die Kommunikation über den angelegten Verteiler vereinfachen. Einen Verteiler legen Sie innerhalb von G Suite durch die Anlage einer neuen Google Group für Ihr Team an. Die neu anzulegende Google Group legen Sie dabei in der Regel am Besten vom Typ „E-Mail Verteiler“ an. Haben Sie alle Teammitglieder in die Gruppe aufgenommen, kann es mit der Kommunikation auch schon losgehen. Mails können Sie von nun an problemlos über den Namen der Gruppe an alle Teammitglieder versenden. Darüber hinaus wird der ganze E-Mail Verkehr in der neu angelegten Google Group gespeichert und das ganze Team kann jederzeit über die komplette Kommunikation innerhalb der Gruppe verfolgen und einsehen. Wichtig: Sollte sich die Zusammensetzung des Teams ändern, halten Sie die Gruppenmitglieder entsprechend aktuell, da Sie über die Google Group noch weitere Bereiche innerhalb von G Suite!

Flexibel zusammen arbeiten im Team über Dokumente

Die Anlage einer Google Group hat noch weitere Vorteile. Einmal angelegt, können Sie Ihre Gruppe auch nutzen, um den Zugang zu einem Teamordner für Dokumente zu steuern. Zur Verwaltung Ihre Teamdokumente legen Sie daher am Besten in Google Drive ab. Legen Sie einen sprechenden Ordner in Ihrer Drive Ablage an und geben Sie den Ordner für alle Teammitglieder mit „darf bearbeiten“-Rechten frei. Hierzu geben Sie den Ordner nicht einzelnen Personen, sondern einfach der zuvor angelegten Google Group frei. Mit nur wenigen Klicks haben alle Teammitglieder dann Zugriff auf den gemeinsamen Drive-Ordner und können diesen zu Ihrer eigenen Drive-Ablage hinzufügen. Alle Dokumente und Unterordner die in diesem Teamordner angelegt werden, sind standardmäßig für alle Mitglieder der Gruppe dann bearbeitbar und jeder kann neue Dokumente anlegen. Der Vorteil wenn die Zugriffsberechtigungen über die Google Gruppe gesteuert werden , liegt auf der Hand. Entfernen Sie Mitarbeiter aus der Google Group nehmen diese einerseits nicht mehr an der Teamkommunikation teil sondern haben auch keinen Zugriff mehr auf den Teamordner. Entsprechend haben neue Teammitglieder durch Aufnahme in die Google Group auch automatisch Zugriff auf den Drive-Ordner inklusive aller Dokumente.

Innerhalb eines in Drive angelegten Ordners steht allen Teammitgliedern die komplette Vielfalt der Google Office-Suite Google Docs zur Verfügung. Arbeiten Sie, auch wenn Sie örtlich getrennt arbeiten, an Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen zusammen. Durch den Versionsverlauf kann jeder jede Änderung an einem Dokument nachvollziehen und es können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Sollten der Bedarf an einer Umfrage bestehen, nutzen Sie die Möglichkeiten von Google Formulare, um auf diesem Wege sehr einfach ein Meinungsbild von Ihrer Zielgruppe oder Ihres Teams zu erhalten.

Teamtermine verwalten und sich besprechen

Um zentrale Termine des Teams auch sauber verwalten zu können, empfiehlt es sich auch einen eigenen Google Kalender für das Team von Beginn an anzulegen. Die Freigabe des Kalenders können Sie ebenfalls wieder über die angelegte Gruppe steuern. Jedes Gruppenmitglied hat somit Zugriff auf den Teamkalender und kann Termine einsehen und erstellen. Für klassische Teambesprechungen können Sie einfach einen Serientermin anlegen und als Teilnehmer einfach ebenfalls wieder die Gruppe einladen. Jedes Mitglieder der Gruppe enthält dann automatisch eine Besprechungseinladung. Sollten einige Teammitglieder nicht für einzelne Besprechungen benötigt werden, können einzelne Teammitglieder aus der Teilnehmerliste im Nachgang entfernt werden. Sollten Teilnehmer teilweise remote an einer Besprechung teilnehmen, empfiehlt es sich den Termin über eine Google Hangouts-Videokonferenz abzuhalten. Diese kann direkt bei der Anlage des Termins mit nur einem Klick miterstellt werden. Jeder teilnehmer erhält dann über die Termineinladung den Link zur Hangouts-Videokonferenz.

Eine Teamwebseite als zentrale Einstiegsplattform nutzen

Sollte es sich bei Ihrem Team um ein größeres Projektteam oder ein Community handeln, so empfiehlt es sich noch eine zentrale Teamseite über Google Sites anzulegen. Gestalten Sie Ihre Teamseite so, damit diese der zentrale Einstiegspunkt für Ihr Team wird. Pflegen Sie relevante Kontakte oder ToDo’s über Listen innerhalb der Google Site. Stellen Sie zentrale Ansprechpartner ein. Verlinken Sie auch auf den zentralen Drive Ordner und ggf. auf zentrale Richtlinien oder andere relevante Dokumente. Bei Bedarf können Sie hier auch regelmäßig News für Ihr Team veröffentlichen. Den Zugriffe auf die Google Site können Sie im Übrigen auch wieder einfach über den zu Beginn angelegten Google Group E-Mail-Verteiler steuern.

Sollte es sich bei Ihrem Team lediglich eher um eine lose Community handeln, bei der es hauptsächlich um einen losen Informationsaustausch geht, so könnte auch eine Google+ Community für Ihr Team Sinn machen und somit einen sehr einfachen und losen Informationsaustausch zu ermöglichen. Zusammen arbeiten im Team? Mit den in G Suite enthaltenen Google Apps ist Zusammenarbeit endlich einfach und flexibel!

Weitere Informationen zum Arbeiten mit Google findest Du auf unserer Facebook und Google+ Gruppe. Hier posten wir regelmäßig Tipps und Tricks zum produktiven Einsatz von G Suite und Google Office Tools im Arbeitsalltag.