Google Docs Vorlagen – Arbeiten mit der neuen Vorlagengalerie

Wer viel mit der in Google Drive integrierten Office-Suite Google Docs arbeitet, hat bestimmt auch schon Google Docs Vorlagen aus der bisherigen Vorlagengalerie von Google Docs verwendet. Google arbeitet jedoch bereits seit längerem an der Ablösung der Vorlagengalerie und hat inzwischen angekündigt, dass diese nur noch bis ins Frühjahr 2017 verfügbar sein wird und durch eine neuen Vorlagengalerie, die direkt in die Startbildschirme von Google Docs, Tabellen, Präsentationen und Formulare integriert ist, ersetzt wird.   

Grundsätzlich ist die neue Vorlagengalerie sowohl Privatanwender als auch für Unternehmen die G Suite einsetzen verfügbar. Dabei hat Google verschiedenste Dokumentvorlagen für Docs, Tabellen, Präsentationen und Formulare auch bereits zur Verfügung gestellt. Diese sind stand heute jedoch nur in englischer Sprache verfügbar. Aus diesem Grund ist die neue Vorlagengalerie aktuell auch nur in den Startbildschirmen für Google Docs, Tabellen, Präsentationen und Formulare sichtbar, wenn Sie die Sprache Ihres Google Kontos auf Englisch eingestellt haben. Im Vergleich zur alten Vorlagengalerie können Privatanwender stand heute keine Vorlagen in der neuen Galerie veröffentlichen und somit der Allgemeinheit keine Vorlagen über die Galerie mehr zur Verfügung stellen.

Aufruf von Google Docs Vorlagen überdie neue Galerie

Aktuell gibt es drei Möglichkeiten die neue Vorlagengalerie aufzurufen. Am einfachsten gelangen Sie zur neuen Vorlagengalerie, wenn Sie einen der Startbilschdirme für Google Docs, Tabellen, Präsentationen und Formulare aufrufen. Hier wird diese Ihnen automatisch im oberen Bereich angezeigt, sofern Sie in Ihrem Google Konto die Sprache Englisch festgelegt haben.

Starten Sie z.B. den Startbildschirm für Google Präsentationen über http://slides.google.com, dann sehen Sie im oberen Bereich des Starbildschirms bereits die ersten auswählbaren Vorlagen auf denen Sie Ihre Präsentation erstellen können. Um alle Vorlagen zu sehen, klicken Sie einfach auf den Link „TEMPLATE GALLERY“, dann öffnet sich die Vorlagengalierie mit allen existierenden Vorlagen.

Alternativ können Sie aus einem bereits geöffnete Google Doc über den Menüpunkt Datei –> Neu –> Aus Vorlage ebenfalls die Vorlagengalerie erreichen. Die neue Vorlagengalerie erreichen Sie von hier aktuell ebenfalls nur wenn Sie die Sprache Ihres Google Kontos auf Englisch eingestellt haben. Verwenden Sie Deutsch als Sprache, so wird hier aktuell noch auf die alte Vorlagengalerie verlinkt.

Da viele Anwender neue Dokumente direkt aus Google Drive anlegen, hat Google nun auch eine dritte Möglichkeit zum Aufruf der Vorlagengalerie eingeführt. Direkt aus Google Drive können Sie inzwischen auch Dokumente basierend auf einer Vorlage anlegen. Gehen Sie hierzu wie üblich über den NEU-Button auf der Startseite von Google Drive. Den Menüpunkten Docs, Tabellen und Präsentationen wurde ein neues Untermenü spendiert. Über dieses können Sie nun direkt aus Drive entscheiden, ob Sie eine neues leeres Dokument oder ein auf einer Vorlage basierendes Dokument anlegen möchten. Beim letzteren gelangen Sie direkt zur neuen Vorlagengalerie und können eine beliebige Vorlage zur Anlage des neuen Dokuments auswählen. Dieses Feature befindet sich aktuell noch im Rollout, d.h. bisher sehen nur Kunden die den sogenannten Rapid-Release-Track nutzen dieses neue Feature sehen. Für alle anderen G Suite Kunden ist das Feature ab Ende Februar 2017 dann verfügbar.

Verwendung der Vorlagengalerie mit G Suite in Unternehmen

Für G Suite Unternehmenskunden ist die neue Google Vorlagengalerie ebenfalls verfügbar. Auch ist es weiterhin mit der neuen Vorlagengalerie möglich, dass kundenspezifische Vorlagen innerhalb des Unternehmens veröffentlicht werden können und diese dem ganzen Unternehmen zur Verfügung stehen. Damit die neuen Vorlagengalerie in Ihrem Unternehmen verfügbar ist, stellen Sie sicher, dass Sie über den Menüpunkt „Apps > G Suite > Drive and Docs > Templates“ die Verwendung von kundeneignenen Vorlagen für Ihre Organisation über die G Suite Administration aktiviert haben. Auch können Sie an dieser Stelle festlegen wer in Ihrer Organisation Vorlagen veröffentlichen darf und bei Bedarf einen Genehmigungsschritt für die Veröffentlichung von neuen Dokumentvorlage aktivieren. Alle unternehmensspezifischen Vorlagen sind analog zur bisherigen Vorlagengalerie über einen separaten Menüpunkt, der den in der G Sutie Administration hinterlegten Firmennamen trägt, aufrufbar und somit von den von Google zur Verfügung gestellten Vorlagen abgegrenzt. Über diesen separaten Menüpunkt können Sie auch einfach über den entsprechenden Button „SUBMIT TEMPLATE“ die Veröffentlichung einer neuen Google Docs Vorlage innerhalb Ihres Unternehmens durchführen.

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