Ein G Suite Wiki erstellen in Google Sites

G Suite Wiki erstellen – Als Teil der von Google angebotenen Produktivitätssuite G Suite bietet Google Sites eine einfache und sehr gute Möglichkeit ein unternehmensinternes G Suite Wiki zu erstellen. Der Funktionsumfang  von Google Sites ist dabei nahezu perfekt um mit G Suite ein Wiki zu erstellen. Inhalte wie FAQ, Leitfäden oder andere Wissensartikel können über ein Wiki basierend auf Google Sites an zentraler Stelle verwaltet werden. Auch das kategorisieren und wiederfinden von Inhalten ist über Google Sites leicht möglich. Lediglich die Vernetzung von ähnlichen Artikeln über sogenannte Tags bietet Google Sites nicht. Diese Funktionalität lässt sich jedoch über die in G Suite enthaltene Scriptsprache Apps Script relativ leicht ergänzen. 

Google Sites als Wiki – Die Möglichkeiten

Die Pflege von Inhalten zur Wissensspeicherung über eine Art Wiki ist mit Google Sites sehr einfach und schnell möglich. Die Stärken von Google Sites sind dabei ziemlich schnell zu erkennen. Inhalte in Google Sites können einfach über einen online Editor gepflegt werden. Dabei ist das Einfügen von Bilder, Texte, Links oder Videos sehr einfach und es sind keine HTML-Kenntnisse dafür notwendig. Auch der Aufbau der Artikel kann man über Templates individuell vorgeben, damit der Aufbau der einzelnen Artikeln einheitlich gestaltet werden kann. Die erstellten Artikel lassen sich auch problemlos hierarchisch strukturieren und auch die Navigation innerhalb des Wikis lässt sich individuell innerhalb einer Google Site gestalten. Die grösste Stärke von Google Sites sind jedoch die vielfältigen Möglichkeiten um andere Inhalte aus G Suite einzubinden. Beispielsweise können Sie auf ein Google Docs, eine Google Tabelle oder eine Google Präsentation direkt einbinden und können so bereits in einem anderen Format verfasste Inhalte einfach mit in Ihre Wiki einbinden. Des Weiteren können für eine Google Site die Berechtigungen individuell gesteuert werden. Wiki Inhalte können entsprechend nur lesend- oder auch schreibend bestimmten Personengruppen bereitgestellt werden. Auch die Einbindung von externen Partnern oder die Veröffentlichung von Inhalten ins Internet ist möglich.

Ein G Suite Wiki erstellen mit Sites – Die Grenzen

Trotz aller Möglichkeiten die man mit Google Sites besitzt, fehlen in den Standardfunktionen von  Google Sites ein paar entscheidende Funktionalitäten um ein klassisches Wiki zu erstellen. Beispielsweise kann man einen in Sites erstellten Artikel nicht einfach mit Tags versehen. Entsprechend hat man auch keine Vernetzung der Inhalte über Tags und die Anwender haben so keine einfach Möglichkeit nach passenden Artikeln zu einem Schlagwort zu filtern. Auch eine automatische Vernetzung von verwandten Artikeln über eine Kategorie oder Schlagwörter ist nicht vorhanden. Auch bietet Sites im Standard keine Überblicksliste über alle erstellten Artikel, mit der man die Artikel nach bestimmten Kriterien, wie z.B. Änderungsdatum oder Autor sortieren kann. Auch besteht z.B. keine Option eine Artikel mit einer bestimmten Gültigkeit zu versehen und ein Erinnerungsmail für eine notwendige Überarbeitung des Artikels zu versenden. Jedoch genau diese fehlenden Features machen aus einer Webseite mit einer Auflistung von Artikeln ein richtiges funktionierendes Wiki.

Das G Suite Wiki Template von apps experts

Doch Google bietet mit der speziell für diese Dinge geschaffenen Scriptsprache Apps Script eine flexible Möglichkeit über Google Sites erstellte Seiten zu erweitern. Diese Möglichkeit haben genau dafür genutzt typische Wiki Funktionalitäten für Google Sites zu implementieren. Entstanden ist dadurch ein auf Google Sites basierendes G Suite Wiki Template mit dem Sie eine fertige Vorlage für den Aufbau eines Wiki in Ihrem Unternehmen nutzen können. Mit dem G Suite Wiki Template können Sie problemlos Wissenartikel, FAQ oder andere Inhalte an einer zentralen Stelle verwalten. Unser G  Suite Wiki Template wurde dabei um die zuvor genannten Wiki-Funktionen erweitert, die Ihnen im Google Sites Standard so nicht zur Verfügung stehen. Beispielsweise können Sie Tags je Artikel vergeben und über eine automatisch aufgebaute Tag-Liste (Tag-Cloud) einfach auf zusammenhängende Inhalte abspringen. Verwandte Artikel basierend auf vergebenen Schlagwörtern werden ebenfalls automatisch zu den Artikel dargestellt. Auch eine sortierbare Überblicksliste mit Information zum letzten Änderungdatum oder dem Autor  ist vorhanden. Einen ersten Eindruck von unserem G Suite Wiki Template können Sie hier einsehen.

Sie haben Interesse an einem Google Sites Template für Ihr Unternehmen oder haben Fragen zu dem in diesem Artikel beschriebenen Einsatz von Google Sites als Wiki? Wir freuen uns auf Ihre Nachricht und beraten Sie gerne beim richtigen Einsatz von Google Sites in Ihrem Unternehmen.