Bessere Zusammenarbeit im Team mit den Google Tools der G Suite (2/2)

Die Optimierung der Zusammenarbeit im Team wird immer mehr zu einem kritischen Erfolgsfaktor für Unternehmen. Währen wir im ersten Teil unseres Artikels „Bessere Zusammenarbeit im Team mit den Google Tools der G Suite (1/2)“ die Anforderungen an eine optimierte Zusammenarbeit dargestellt haben, möchten wir Ihnen heute aufzeigen wie die Google Produktivitätslösung G Suite die Zusammenarbeit in Unternehmen vereinfacht und welche Hauptgründe für den Einsatz der G Suite in Ihrem Unternehmen sprechen.

Verschiedenste Anbieter werben mit Ihren cloudbasierten Lösungen für die Zusammenarbeit in Unternehmen. Doch welche cloudbasierten Zusammenarbeitstools sollten Unternehmen für sich nutzen? Hier eine Software für Webconferencing, da eine Software für Aufgabenverwaltung, dort ein Social-Tool zur Ad-hoc Kommunikation und unzählige Lösungen für Projektmanagement, Wiki,  und natürlich Dokumentenmanagement. Die Liste ist an Tools und Anbieter ist beliebig lang. Und eines haben die meisten Anbieter dabei gemeinsam. Sie sind in der Regel Insellösungen für einen bestimmten Teil der Zusammenarbeit. Doch diese Insellösungen decken nicht annähernd die vielfältigen Anforderungen an eine flexible, mobile und übergreifende Zusammenarbeit ab. Die Anschaffung mehrerer solcher Softwarelösungen kann vor allem für KMU-Unternehmen schnell teuer werden und hat vor allem ein Problem: die einzelnen Softwareprodukte integrieren sich in aller Regel nicht gegenseitig. Man könnte sagen Sie „arbeiten aus technologischer Sicht nicht zusammen“. Wenn schon die eingesetzten Tools nicht zusammen arbeiten, wirkt sich diese natürlich auch negativ auf eine optimierte Zusammenarbeit in Unternehmen aus.

Aus unserer Sicht ist die einzige übergreifende cloudbasierte Plattform für eine einfache und effektive Zusammenarbeit aktuell Googles G Suite (ehemals Google Apps for Work). Googles Unternehmensangebot deckt die in Teil 1 dargestellten Anforderungen an eine Zusammenarbeitsplattform nahezu komplett ab und dabei einen entscheidenden Vorteil. Gegenüber anderen Insellösungen integrieren sich die einzelnen Google Produkte innerhalb von G Suite praktisch nahtlos.  Darüber hinaus sind die in G Suite enthaltenen Google Apps praktisch durchgehend mobil sowohl auf Android- als auch iOS Geräten einsetzbar. Das ganze zu einem Preis von lediglich 4 € pro Nutzer/Monat macht die Google Produktivitätssuite sehr interessant. Konkret beinhaltet die Google Produktivitätssuite folgende Anwendungen:

• Gmail zur effektiven Maibearbeitung
• Google Kontakte für persönliche und firmenweite Kontaktverwaltung
• Google Kalender für einfach Termin- und Ressourcenverwaltung
• Google Drive als Online-Festplatte inkl. der Office-Suite Google Docs
• Google Hangouts als Software für Chat und Videokonferenzen
• Google Groups für E-Mail Verteiler, gemeinsame Posteingänge, Helpdeskfunktionalitäten und Diskussionsforen
• Google Sites für Wiki-, Projekt- und Intranetseiten
• Google+ als unternehmensinternes Social Network, zur einfachen Kommunikation mit externen Partnern, Kunden und zum Aufbau von Communities

Einige werden sich vielleicht Fragen warum Microsofts Office365 Cloudlösung für Unternehmen nicht auch eine gute Alternative darstellt. Natürlich hat die Microsoft Lösung zunächst einen großen Vorteil. Die Mitarbeiter arbeiten in der regel seit Jahren mit Microsoft Office Produkten und bewegen sich sicher in diesem Umfeld. Vergleicht man jedoch Google G Suite mit der von Microsoft angebotenen Suite Office 365 hebt sich die Google Lösung einerseits in Bezug auf das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit ab, da die sogenannten Google Docs, Googles Office-Lösung und alternative zu MS Office, diese Art der Zusammenarbeit bereits heute perfekt unterstützen. Dabei können mehrere Personen gleichzeitig an einem Textdokument, einer Tabelle oder einer Präsentation arbeiten und diese gemeinsam in Echtzeit weiterentwickeln. Jede Änderung ist für alle Bearbeiter direkt sichtbar und man sieht woran der andere gerade in diesem Dokument arbeitet. Änderungen am Dokument werden dabei in einem Versionsverlauf zwischengespeichert und es kann jederzeit auf einen älteren Versionsstand zurückgewechselt werden.

Auch im Bezug auf die Möglichkeit des geräteunabhängigen Arbeiten ist die G Suite wesentlich weiterentwickelt als die Microsoft Lösung. Google bietet mobile Apps sowohl für Android, als auch iOS für Gmail, Kalender, Drive, Google Docs und Hangouts an. Bedienung und Design der Apps ist dabei praktisch identisch zu der Bedienung der Tools über den Browser. Eine kleine Anpassung der letzten Präsentation über das Smartphone? Mit Google Apps und den darin enthaltenen Google Präsentationen ist das kein Problem. Auch der Zugriff und die Freigabe von jegliche Art von Dokumenten kann über Tablet oder Handy problemlos über die Drive App mit wenigen Klicks ermöglicht werden. Hier kann Microsoft stand heute ebenfalls nicht mithalten.

Ein weiteres entscheidendes Hauptargument warum Google G Suite Microsofts Office 365 vorzuziehen ist, ist die Tatsache dass die Google Lösung einfach durchgehender ist. Microsoft versucht verzweifelt sein klassisches Office-Paket, das typischer Weise auf Windows bei den Anwendern bereits installiert ist, weiter zu verkaufen. Entsprechend vermarktet Microsoft Hybrid-Ansätze die die lokal installierten Microsoft Produkte mit seinen Cloud-Lösungen verheiratet. Zum einen ist dies jedoch für Unternehmen langfristig natürlich viel teurer und zum anderen hat solch ein Hybrid-Ansatz immer Nachteile im Bereich Geräteunabhängigkeit und mobilen Arbeiten.

Doch noch ein weiters Argument spricht für Google G Suite. Google bietet mit dem Google Apps Marketplace ein Ökosystem für Drittanbieter. Hier können Unternehmen Ihre Google Apps Plattform sinnvoll auf Ihre Bedürfnisse mit weiteren Clouddiensten, beispielsweise um eine CRM- oder Workflow-Lösung, ergänzen. Viele Lösungen integrieren sich in das bestehende Google Produktportfolio und erleichtern so das Arbeiten mit den Drittanbieterprodukten für die G Suite Kunden. Die Lösungen der Drittanbieter sind über die G Sutie-Navigationsbar direkt erreichbar und auch eine separate Anmeldung ist nicht erforderlich, da Google für alle Drittanbieter Single-Sign-On,  basierend auf der Anmeldung mit dem Google-Konto, voraussetzt.

Vor allem das Ökosystem um Googles Lösung herum ist ein strategischer Vorteil für Unternehmen. Auch der komplett cloudbasierte Ansatz der G Suite sowie die aktuell einzigartige Möglichkeit effektiv mobil arbeiten zu können sind Potentiale die Unternehmen für sich nutzen sollten. Nur so können Unternehmen Ihre Zusammenarbeit nachhaltig verbessern und sich so besser auf die Herausforderungen der Zukunft einstellen.

Weitere Artikel zum Arbeiten mit Google Tools findest Du auf unserer Facebook Gruppe “Google Apps for Work und Office Google Tools”, wo wir regelmäßig Tipps & Tricks zu G Suite und produktives Arbeiten mit Google Office Tools posten.