Google Formular Antworten dynamisch mit Werten befüllen

Kann man Auswahlfelder in Google Formular Antworten auch dynamisch mit Werten befüllen? Diese Frage haben uns in der Vergangenheit immer wieder unsere Kunden gestellt. Mit den Standardfunktionen von Google Formulare ist dies bisher nicht möglich. Allerdings gibt es trotzdem Möglichkeiten die Antworten in Google Formulare dynamisch mit Werten zu befüllen. 

Möglichkeiten um Google Formular Anworten dynamisch vorzubelegen

Für die dynamische Belegung von Auswahlfeldern, wie z.B. Checkboxen, Multiple-Choice oder Drop-Down Listen gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Anwender bzw. Unternehmen mit Entwicklungs Know-How können über die Apps Script Entwicklung individuell beliebige Datenquellen lesen und die ermittelten Werte in die Auswahlfelder eines Google Formulars übernehmen. Doch diese Vorgehensweise ist zum einen zeitaufwändig und vor allem für kleinere Unternehmen ist diese keine Alternative da es oft am technischen Know-How für die Umsetzung fehlt.

Gerade für diese Zielgruppe ist das Google Forms Dynamic Fields Add-on eine einfache und praktische Möglichkeit die Auswahlfelder für Google Formular Antworten dynamisch zu befüllen. Mit dem Dynamic Fields Add-on, dass im Add-on Store für Google Formulare zu finden ist, lassen sich Werte aus verschiedensten Datenquellen, wie z.B. Google Tabellen, Kalender und Kontakte oder auch Daten aus Drittsystemen ermitteln. Diese werden dann als Antwortmöglichkeiten von Drop-Down Feldern, Checkboxen oder Multiple-Choice Auswahlfeldern vom Add-on automatisiert eingefügt. Auch eine regelmäßige Aktualisierung der Werte ist mit dem Add-on kein Problem. Ändern sich z.B. Ihre Kundendaten in einer Google Tabelle, so übernimmt das Add-on periodisch die Werte aus einer festgelegten Spalte der Tabelle und synchronisiert diese mit der zugeordneten Frage in Google Formulare. Sehr interessant für G Suite Kunden ist die Möglichkeit, dass auch Werte aus den in G Suite verwalteten Benutzern oder Informationen aus der Organisationsstruktur ermittelt und einem beliebigen Auswahlfeld in Google Formulare als Antwortmöglichkeiten zugeordnet werden können.

Funktionsumfang des Google Forms Dynamic Fields Add-on:

• Werte von Auswahlfeldern in Google Formular Antworten automatisiert befüllen.
• Drop-Down, Kästchen, Multiple-Choice-Fragen und -Raster als unterstützte Fragentypen.
• Verschiedenste Google Apps, wie z.B. Kalender, Tabellen, Groups sind als Datenquelle nutzbar.
• Auch Daten aus Drittsystemen können via Webservice an das Add-on übermittelt werden.
• G Suite Kunden können auch Nutzerattribute, wie z.B. Kostenstelle und Abteilung verwenden.
• Auch Daten aus der in G Suite verwalteten Organisationsstruktur können Sie nutzen.
• Das Add-on kann in unbegrenzt vielen Google Formularen verwendet werden.
• Schnellstartanleitung beim erstmaligen Aufruf des Add-on und Anwenderdokumentation

Vor allem für G Suite Kunden aus dem deutschsprachigen Raum ist das Add-on interessant. Während viele andere Add-ons nur in Englisch verfügbar sind, ist das Google Forms Dynamic Fields Add-on für die Anwender sowohl in Deutsch als auch Englisch verfügbar. Das Add-on gibt es aktuell in drei verschiedenen Versionen. Das Add-on kann kostenlos in der Basis-Version von jedem installiert werden. Darüber hinaus gibt es für Privatanwender eine Plus-Version und für Unternehmen eine Business-Version mit Zusatzfunktionen.

Das Dynamic Fields Add-on installieren:

Für die kostenlose Installation des Add-on navigieren Sie über den Add-on Store in Google Formulare zum „Dynamic Fields“ Add-on. Alternativ gelangen Sie direkt über diesen Link zum Add-on.

Installieren Sie das Add-on über einen Klick auf die blaue „KOSTENLOS“-Schaltfläche. Anschließend können Sie die Funktionen des Add-on direkt über den Menüpunkt „Add-on“ –> „Dynamic Fields“ aufrufen. Weitere Infos rund um das Dynamic Fields Add-on zur dynamischen Befüllung von Auswahlfeldern in Google Formulare erhalten Sie auf der Produktübersichtsseite.

Sie haben Interesse an einem Add-on für Google Formulare oder haben Fragen zum vorgestellten Add-on? Wir freuen uns auf Ihre Nachricht und beraten Sie gerne beim richtigen Einsatz von Add-ons für Ihre G Suite Umgebung und unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Anforderung für ein neues Add-on.