Google Tool Gmail – Einfach mal einfach seine Mails bearbeiten

Googlemail, oder kurz Gmail ist Googles Lösung für modernes arbeiten mit Mails. Dabei hat der Email Dienst von Google den Umgang mit Mails in den letzten Jahren entscheidend verändert. Was früher mühsam mit Ordnern im Outlook versucht wurde zu strukturieren, geht bei Gmail einfach über Labels. Der automatische Spamfilter von Google hält außerdem unerwünschte Mails vom Posteingang fern. 15 GB Speicher (ich erinnere mich dunkel an die Zeiten als man bei web.de 6 MB zur Verfügung hatte:-) machen ein löschen von Mails schlicht und einfach unnötig. Bei Gmail archiviert man Mails und hat diese über die Volltextsuche jederzeit im Zugriff, falls erforderlich.

Gmail bietet seinen Nutzern des weiteren viele Funktionalitäten die das arbeiten und strukturieren mit Mails wesentlich vereinfacht. Auf Wunsch strukturiert Gmail den Posteingang. Eingegangene Mails können dabei in bis zu 5 Kategorien unterteilt werden: Allgemein, Soziale Netzwerke, Benachrichtigungen, Werbung und Foren. Dabei versucht Gmail alle eingehenden Mails in einer Kategorien automatisch zuzuordnen. Falsch eingeordnete Mails können manuell mit Drag & Drop in die richtige Kategorie verschoben werden. Beim nächsten Mal macht es Gmail dann besser. 

Wem diese Unterteilung nicht zusagt, der kann seine Mails von Gmail auch priorisieren lassen. Gmail kann automatisiert erkennen ob eine Mail wichtig ist und kann diese dann entsprechend mit dem Label “wichtig” markieren. So hat man automatisch alle wichtigen Mails auf einen Blick und kann sich um diese zuerst kümmern. Durch manuelles als wichtig markieren bzw. entfernen des Labels lernt Gmail außerdem sehr schnell dazu welche Mails einem wirklich wichtig sind.

Wer von automatischer Strukturierung gar nichts hält kann seine Mails auch über das Stern Symbol speziell kennzeichnen und hat somit seine als „wichtig“ markierten mails immer direkt im Zugriff. Im übrigen gibt es in den Google Einstellungen ein Option, dass man seine Mails auch mit verschiednen Symbolen bzw. farbigen Sternen markieren und somit strukturieren kann. Mehr Details findet Ihr hierzu in unserem Tipps & Tricks Artikel auf Facebook: Gmail Tipps & Tricks (2/10): Mails in Gmail mit Symbolen und Farben strukturieren

Gmail bietet außerdem weitere Möglichkeiten mit seinen Mails möglichst einfach umzugehen. Beispielsweise kann man über Filter Mails automatisch einem Label zuordnen und gleich archivieren und somit automatisch aus dem Posteingang nehmen. Auch kann man Mails automatisch über Filter an eine andere Emailadresse weiterleiten. Die Filter können dabei entweder den Absender, den Betreff oder sogar den Mailtext auf bestimmte Schlagworte durchsuchen und entsprechend automatisiert eine Aktion ausführen. Als Praxisbeispiel für Filter dient zum Beispiel der Umgang mit Newslettern. Einfach die Newsletter von Mediamarkt und Co. über einen Filter mit einem Label kennzeichnen, automatisch archivieren und damit den Posteingang sauber halten . Zu einem späteren Zeitpunkt findet man den Newsletter über das vergebene Label sofort und kann ihn in Ruhe anschauen!

Was gefällt uns:
Eigentlich alles! Der Umgang mit Mails war nie so einfach und intuitiv wie mit Gmail.

Was könnte besser sein:
Da fällt uns wenig ein, denn auch durch die vorhandenen Apps für Android, iPhone & Co. ist der mobilie Zugirff auf seine Mails intuitiv und zu jederzeit mit praktisch jedem Endgerät möglich. Einzig die Integration mit Google Keep – Googles neuem Notizdienst könnte noch eine sinnvolle Ergänzung sein, die Stand heute fehlt.

Der Business Nutzen:
Gmail ist zentraler Bestandteil von Googles Produktivitätssuite Google Apps for Business. Wir können uns keinen besseren Weg für Unternehmen vorstellen um seinen Mitarbeitern das arbeiten mit Mails so einfach und produktiv zu ermöglichen wie mit Googles Gmail Dienst.

Alle Tipps & Tricks zum arbeiten mit Gmail und anderen Google Tools findet Ihr in unserer Rubrik Google Tipps & Tricks oder auf unserer Facebook Gruppe „Google Tools – Tipps & Tricks“ wo wir regelmäßig Tipps & Tricks zu Gmail und Co. posten!