Inbox by Gmail Erinnerungen und Google Notizen: Google Apps zur Aufgabenverwaltung (2/2)

Im zweiten Teil unseres Artikels Google Apps zur Aufgabenverwaltung stellen wir Ihnen zwei weitere Möglichkeiten zur Aufgabenverwaltung mit Google Tools vor. Neben den bereits im ersten Teil des Artikels vorgestellten Google Aufgaben, bietet Google mit den Inbox by Gmail Erinnerungen und den Google Notizen zwei weitere Tools zum Bearbeiten von Aufgaben, To-do und Notizen an. 

Inbox by Gmail Erinnerungen:

Inbox by Gmail ist eine neu von Google veröffentliche Oberfläche zur Mail und Aufgabenbearbeitung und ist damit eine Alternative zu Gmail und den Google Aufgaben. Ein Bestandteil von Inbox by Gmail sind die sogenannten Erinnerungen, über die Aufgaben und To-do verwaltet werden können.

Im Vergleich zu den im ersten Teil des Artikels vorgestellten Google Aufgaben, haben die Inboy by Gmail Erinnerungen einige Vorteile. Die Erinnerungen sind komplett in die Oberfläche von Inbox by Gmail integriert. Steht eine zeitlich terminierte Erinnerung an, erscheint diese im oberen Bereich des Posteingangs. Somit haben Sie Mails und Aufgaben in einer Oberfläche im Überblick. Erinnerungen können bei Inbox by Gmail, genauso wie Mails, per Klick auf erledigt gesetzt oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden. Erst bei Fälligkeit erscheinen diese dann wieder im Posteingang. Auch können wiederkehrende Erinnerungen einfach erstellt und verwaltet werden. Durch die mobile App von Inbox by Gmail, die sowohl für Android als auch im Apple-Store kostenlos zum Download zur Verfügung steht, können die Erinnerungen auch über Smartphone und Tablet bearbeitet werden.

Aus funktionaler Sicht sind die Inbox by Gmail Erinnerungen super, allerdings gibt es aktuell noch einen Nachteil. Die Inbox by Gmai Oberfläche kann nicht mit der über die Jahre perfektionierten Gmail Oberfläche zur Mailbearbeitung mithalten. Keine Filter, keine Google Drive Integration, keine Signatur, etc.. Ein kompletter Umstieg von Gmail zu Inbox by Gmail wird damit vielen Anwendern schwer fallen. Grundsätzlich spricht jedoch nichts dagegen, die Inbox by Gmail nur zur Verwaltung von Aufgaben und To-do zu nutzen, denn Inbox by Gmail kann problemlos parallel zu Gmail eingesetzt werden. Auch die mobile App kann parallel zu Gmail auf dem Smartphone oder Tablet genutzt werden. Daher würden wir die Erinnerungen definitiv den Google Aufgaben zur Aufgabenverwaltung vorziehen!

Google Notizen:

Google stellt mit den Google Notizen (ehemals Google Keep) ein weiteres Tool zur Notiz- und Aufgabenverwaltung zur Verfügung. Wer seine To-do grundsätzlich getrennt von seinen Mails verwalten möchte und dazu eine Art digitalen Notizblock gut gebrauchen kann, der ist mit ziemlicher Sicherheit bei den Google Notizen an der richtigen Stelle. Die Google Notizen sind dabei ein völlig eigenständiges Google Tool mit einer eigenen Oberfläche. Google stellt für die Google Notizen sowohl ein App für Android, als auch seit kurzem eine App für iOS im jeweiligen App-Store zum Download zur Verfügung.

Die Google Notizen zunächst, wie der Name bereits andeutet, zunächst mehr als ein Notizblock zu sehen. Eine Notiz kann dabei ein einfacher Text oder ein mit dem Smartphone aufgenommenes Foto sein. Ein Notiz kann aber auch eine Aufgabenliste sein. An jede Notiz können Sie sich einmalig oder wiederkehrend erinnern lassen. Auch eine örtliche Erinnerung kann, so wie bei Inbox by Gmail im Übrigen auch, eingestellt werden. Bei der Pflege von To-do über eine Aufgabenliste, können einzelne Aufgaben auch auf “erledigt” gesetzt werden, Diese rutschen dann in der Aufgabenliste nach unten und werden fortan durchgestrichen dargestellt. Definitiv ein Vorteil der Google Notizen App ist dabei die Möglichkeit Notizen über Labels und Farben zu klassifizieren. Hierüber können Sie sehr einfach z.B. zwischen privaten und geschäftlichen Aufgaben unterscheiden und danach Filtern. Auch können Google Notizen mit dritten Personen und gemeinsam bearbeitet werden. Die klassische Einkaufsliste im privaten Bereich oder die typische Projekt To-do-Liste in Unternehmen, können Sie über die Google Notizen problemlos gemeinsam verwalten. Einziger Nachteil der Google Notizen: Eine Erinnerung hängt immer an der ganzen Notiz, d.h. Sie können sich nicht an einzelne Aufgaben einer Aufgabenliste erinnern lassen. Allerdings können Sie bei Bedarf einfach mehrere Aufgabenlisten erstellen bzw. je To-do eine separate Notiz anlegen. Über die Vergabe eines gemeinsamen Labels haben Sie Ihre To-do schnell gefiltert und im Überblick. Alles in allem ist Google Keep aus unserer Sicht der perfekte digitale Notizblock!

Fazit: Google bietet drei verschiedene Tools zur Aufgabenverwaltung. Welches Sie einsetzen kommt vor allem darauf an, wie wichtig Ihnen der mobile Zugriff und wiederkehrende Aufgaben sind. Sollten Sie diese zwei Kriterien für sich als wichtig einstufen, sind die Google Aufgaben keine Option für Sie. Bei der Entscheidung Google Notizen oder Inbox by Gmail Erinnerungen müssen Sie sich folgende Frage stellen: Verwalten Sie nur persönliche To-do und möchten Sie diese im Posteingang zusammen mit Ihren Mails bearbeiten? Dann sind die Inbox by Gmail Erinnerungen das Tool der Wahl. Möchten Sie Ihre To-do gemeinsam mit Dritten bearbeiten und sehen Sie Ihre Aufgaben mehr als ein Teil Ihres digitalen Notizblocks an, dann entscheiden Sie sich für die Google Notizen!