Bessere Zusammenarbeit im Team mit den Google Tools der G Suite (1/2)

Die Optimierung der Zusammenarbeit im Team wird in Zukunft immer mehr einer der kritischen Erfolgsfaktoren für Unternehmen. Vor allem in global aufgestellten Unternehmen ist eine Verbesserung der Zusammenarbeit der oftmals örtlich getrennten Abteilung- und Projektteams notwendig. Aber auch für kleine- und mittelständische Unternehmen (KMU) ist das einfache und optimierte zusammen arbeiten im Team ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Gerade in kleinen Unternehmen wird häufig eng mit Kunden und mit externen Partnern, wie z.B. einer externen Marketing Beratung, freiberuflichen Designern, Entwicklern oder Textern zusammengearbeitet. Diese Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinaus ist dabei oftmals spontan, unregelmäßig oder gar nur einmalig. Entsprechend sind Tools die diese Formen der Zusammenarbeit vereinfachen auch für KMU ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Um die Zusammenarbeit in örtlich getrennten Teams, egal ob in Kundenprojekten, Projekten mit externer Unterstützung oder standortübergreifenden Projektteams innerhalb des Unternehmens effizienter und einfacher zu gestalten, müssen Unternehmen auf neue Technologien setzen. IT-Trends wie Cloud, Realtime-Collaboration und mobiles Arbeiten sind dabei wesentliche Erfolgsfaktoren die Unternehmen verstärkt nutzen sollten. Gerade der Trend zum mobilen Arbeiten bringt dabei neue Herausforderungen für Unternehmen mit sich. Zusammenarbeit von überall und mit jedem Endgerät wird in den kommenden Jahren als selbstverständlich erachtet werden und die Zusammenarbeit in Unternehmen nachhaltig verändern.

Doch welche Anforderungen muss ein modernes Zusammenarbeiten eigentlich erfüllen um die Zusammenarbeit in Unternehmen nachhaltig zu vereinfachen? Aus unserer Sicht sind dabei folgende Punkte zu nennen:

• gemeinsames Arbeiten an Dokumenten – in Echtzeit
• Versionierung sämtlicher Dokumentänderungen und ein einfacher örtlich unabhängiger Zugriff
• geräteunabhängiges Arbeiten mit gleichem Look & Feel
• Kommunikationsmöglichkeiten über verschiedenste Kanäle, wie z.B. Chat, Videokonferenz
• reibungslose Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg
• geringer Administrationsaufwand und eine hohe Skalierbarkeit der Lösung

Unternehmen jeglicher Größe müssen sich auf diese neuen Anforderungen einstellen und Ihre Arbeitsweisen und eingesetzten Tools zur Zusammenarbeit überdenken. Die Zeiten der klassischen Arbeitsweise, in der man Office-Dokumente als Anhang per E-Mail zur Zusammenarbeit verschickt, oder diese auf Netzlaufwerken in einer gemeinsamen Projekt- oder Abteilungsablage verwaltet, sind nicht mehr zeitgemäß. Diese Arbeitsweise wir den Anforderungen an eine einfache, flexible sowie geräteunabhängige Zusammenarbeit nicht gerecht. Entsprechend müssen Unternehmen Ihre eingesetzten Tools zur Zusammenarbeit neu ausrichten.

Schaut man sich jedoch in der Praxis um, merkt man schnell wie schwer sich Unternehmen nach wie vor tun, neue Tools für eine bessere Zusammenarbeit und für mobiles Arbeiten bei sich einzuführen. Unternehmen beschäftigen sich zum einen zu wenig mit neuen IT-Trends, wie z.B. cloudbasierten Softwarelösungen, Social Networks und mobilen Apps. Zum anderen sind viele Mitarbeiter nach wie vor an die über viele Jahre gängige, aber inzwischen veraltete Arbeitsweise gewohnt. Gerade große Unternehmen setzen nach wie vor oftmals auf aufwändig selbst betriebene Lösungen zur Zusammenarbeit im eigenen Unternehmensnetzwerk. Doch diese lassen sich oft aus IT-Security Gründen nur sehr schwer und mit hohem Aufwand und Hürden für externe Partner öffnen. Trotz eigener IT-Abteilungen, genügend Budget und entsprechenden Kapazitäten ist der weg zu einer optimierten Zusammenarbeit auch für große Unternehmen daher oftmals steinig.

Cloudbasierte Softwarelösungen bieten Unternehmen jeglicher Größe die Möglichkeit, sehr einfach, kostengünstig und mit wenig Kapazitäten innovative Lösungen für eine bessere Zusammenarbeit im Team zu nutzen. Gerade KMU-Unternehmen können auf diese Weise sehr kostengünstig flexible Zusammenarbeitslösungen für sich nutzen, ohne dabei sowieso knappe Personalressourcen für typische IT-Kostentreiber wie Systembetrieb und Softwareupdates zu verschwenden. Natürlich sind Datenschutz und IT-Sicherheit Themen immer zu berücksichtigen, letztlich dürfen diese jedoch nicht einer verbesserten und einfachen Zusammenarbeit im Wege stehen. Auch ohne cloudbasierte Unternehmenslösungen können Mitarbeiter bereits heute interne Unternehmensdokumente beliebig via E-Mail an Dritte versenden oder diese über externe Speichermedien nach belieben vervielfältigen. Auch die Weitergabe von Dokumenten über das Smartphone oder den Browser an beliebige privat genutzte online Anwendungen, wie z.B. Dropbox, Facebook und Co. ist  jederzeit möglich. Ein sinnvoller Einsatz der neuen Möglichkeiten unter Berücksichtigungen von IT-Sicherheit und Datenschutzaspekten ist für viele Unternehmen deshalb der schwerste Schritt zu einer einfacheren und flexibleren Zusammenarbeit im Team.

Lesen Sie im zweiten Teil unseres Artikels „Bessere Zusammenarbeit im Team mit den Google Tools der G Suite“ wie die Produktivitätssuite von Google Ihre Zusammenarbeit vereinfacht und welche Vorteil die Google Lösung gegenüber Microsoft Office 365 aus unserer Sicht bietet.

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