Sheets Alerts & Notifications Schnellstart
Für den schnellen Einstieg in die Sheets Alerts & Notifications Benutzeroberfläche führen Sie bitte die folgenden Schritte aus, um die Datenverarbeitung mit dem Sheets Alerts & Notifications Add-on zu starten:
Aufrufen des Add-ons
Öffnen Sie Ihre Google Tabelle. Sofern Sie das Add-on über den Google Workspace Marketplace bereits installiert haben, sehen Sie unter dem Menüpunkt “Erweiterungen” den Eintrag “Alerts & Notifications”. Starten Sie von dort aus den Menüpunkt “Start und Jobübersicht”.
1. Job erstellen
In der Jobübersicht werden Ihnen alle vorhandenen Jobs zur aktuell aufgerufenen Google Tabelle aufgelistet. Einen Job können Sie ausgehend von der Jobübersicht manuell starten, bei Bedarf bearbeiten und dessen Einstellungen ändern oder den Job löschen. Eine neuen Job legen Sie über einen Klick auf den roten “Anlegen”-Button an.
Vergeben Sie in den darauffolgenden ‘Allgemeinen Jobeinstellungen’ einen passenden Namen für Ihren neuen Job. Legen Sie bei Bedarf außerdem den gewünschten Startzeitpunkt fest, „Manuell“ ist die Standardeinstellung. Optional können Sie sich ein Verarbeitungsprotokoll aktivieren. Klicken Sie anschließend auf die “Weiter”-Schaltfläche (“>”- Symbol).
2. Datenquelle festlegen
In den nun folgenden ‘Einstellungen zur Datenquelle’ wählen Sie aus, welche Daten verarbeitet werden sollen. Wählen Sie hierzu zunächst das entsprechende Tabellenblatt aus. Standardmäßig ist für die Spaltenüberschriften Zeile 1 hinterlegt. Der Beginn der Datensätze ist auf Zeile 2 voreingestellt. Dies können Sie bei Bedarf anpassen. Für die Protokollierung des Verarbeitungsergebnisses innerhalb der Tabelle wird standardmäßig eine neue Spalte “Protokoll Alerts & Notifications” erzeugt.
3. Filter definieren [optional]
OPTIONAL – Über einen weiteren Klick auf den “Weiter”-Button gelangen Sie zu den ‘Filtereinstellungen’. Hier können Sie optional filtern, welche Datensätze für die Verarbeitung relevant sein sollen. Sofern Sie keinen Filter festlegen, werden alle Datensätze des gewählten Tabellenblatts verarbeitet. Klicken Sie in diesem Fall einfach auf „Weiter, ohne Filter“.
4. Gewünschte Aktion festlegen
In den ‘Aktionseinstellungen’ legen Sie fest, welche Aktion das Add-on ausführen soll. Standardmäßig ist die Aktion “Tabellendaten ändern” mit der Option Testlauf ausgewählt. Wählen und konfigurieren Sie die Aktion Ihrer Wahl.
Um beispielsweise die Aktion „E-Mail senden“ zu nutzen, müssen Sie einen E-Mail-Empfänger, einen Betreff und den Inhalt der zu sendenden E-Mail eingeben. In jeder Aktion können Sie Platzhalter verwenden, um auf die Spaltenüberschriften Ihres ausgewählten Tabellenblatts zu verweisen. So können Sie beispielsweise die E-Mail-Adressen der Empfänger für jede Zeile in einer eigenen Tabellenspalte pflegen und innerhalb des E-Mail-Aktionsfeldes auf genau diese Spalte verweisen. Nutzen Sie dazu einfach die Spaltenüberschrift als Platzhalter in einem beliebigen Aktionsfeld. Ein Platzhalter muss stets von „%“-Zeichen umschlossen sein.
Beispiele: %Name%, %Adresse%, %Email% etc. Beachten Sie, dass die Platzhalter – abgesehen von den Prozentzeichen am Beginn und Ende – identisch mit den in der Google Tabelle verwendeten Spaltenüberschriften sein müssen. Auch Groß-/Kleinschreibung wird dabei unterschieden!
5. Job ausführen
Über einen Klick auf den “Speichern”-Button werden Ihre Einstellungen gespeichert und der Job final angelegt. Der neu angelegte Job wird nun in Ihrer ‘Jobübersicht’ aufgelistet. Sie können den Job nun jederzeit manuell über den “Ausführen”-Button (“⏵” – Symbol) starten, woraufhin dann direkt die Verarbeitung der definierten Datensätze beginnt und die konfigurierte Aktion für jeden einzelnen Datensatz ausgeführt wird!
Die komplette Anwenderdokumentation mit allen Details rund um das Sheets Alerts & Notifications Add-on können Sie über den folgenden Link aufrufen: Anwenderdokumentation Sheets Alerts & Notifications