Google Formulare ist ein hervorragendes Tool für Umfragen, Anmeldungen oder interne Firmen-Prozesse. Doch sobald es etwas komplexer wird, stoßen viele Nutzer an eine Grenze: Kann man die Antwortmöglichkeiten in Auswahlfeldern (wie Dropdowns) eigentlich dynamisch befüllen lassen?
Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Formular für interne IT-Tickets und möchten, dass Mitarbeiter aus einer Dropdown-Liste ihr Gerät oder ihre Kostenstelle auswählen. Wenn sich diese Daten wöchentlich ändern, ist es extrem mühsam, das Google Formular jedes Mal von Hand zu aktualisieren. Mit den Standardfunktionen von Google Formulare ist eine solche automatische Synchronisation leider nicht möglich.
Es gibt jedoch eine smarte Lösung, mit der Sie genau das erreichen!
Die Lösung: Das Dynamic Fields Add-on
Wer über Programmierkenntnisse verfügt, kann sich über Google Apps Script theoretisch ein eigenes Skript schreiben, das Datenquellen ausliest und das Formular updatet. Für die meisten Anwender und Unternehmen ist dies jedoch zu zeitaufwendig und technisch zu komplex.
Genau für diese Zielgruppe wurde das Google Forms Dynamic Fields Add-on entwickelt. Es ist die einfachste und praktischste Möglichkeit, Auswahlfelder in Google Formularen vollautomatisch mit Werten zu befüllen und diese stets aktuell zu halten.
Mit dem Add-on lassen sich Werte aus verschiedensten Datenquellen (wie z. B. Google Tabellen, Google Kontakte, Google Kalender oder sogar aus Drittsystemen) direkt in Ihr Formular importieren. Ändert sich beispielsweise Ihre Kundenliste oder das Produkt-Inventar in einer Google Tabelle, aktualisiert das Add-on die entsprechenden Dropdown-Felder in Ihrem Google Formular ganz automatisch im Hintergrund!
Der Funktionsumfang des Dynamic Fields Add-ons im Überblick:
- Automatisierte Formular-Aktualisierung: Befüllen Sie Antwortmöglichkeiten vollautomatisiert aus externen Quellen.
- Unterstützte Fragetypen: Das Add-on funktioniert nahtlos mit Dropdown-Listen, Multiple-Choice-Fragen, Kästchen (Checkboxes) sowie Raster-Fragen.
- Vielseitige Datenquellen: Nutzen Sie Daten aus Google Tabellen, Kalendern, Kontakten, Google Groups oder übergeben Sie Daten via Web-Service (API) aus Drittsystemen.
- Exklusiv für Google Workspace-Kunden: Unternehmen können sogar Nutzerattribute (wie Kostenstelle, Abteilung oder Telefonnummern) sowie die eigene Organisationsstruktur aus dem Google Workspace Directory direkt als Antwortwerte ins Formular laden.
- Unbegrenzte Nutzung: Einmal installiert, kann das Add-on in beliebig vielen Google Formularen in Ihrem Konto genutzt werden.
- Einfacher Einstieg: Eine Schnellstartanleitung und eine ausführliche Dokumentation führen Sie sicher durch die ersten Schritte.
Ideal für den deutschsprachigen Raum
Während viele andere Tools im Google Workspace Marketplace ausschließlich auf Englisch verfügbar sind, steht Ihnen das Dynamic Fields Add-on komplett in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung – inklusive deutschsprachigem Support.
Das Add-on passt sich dabei Ihren Anforderungen an: Sie können die Basis-Version komplett kostenlos installieren. Für erweiterte Anforderungen (z.B. automatische, zeitgesteuerte Updates) gibt es für Privatanwender, Freiberufler/Selbständige und Unternehmen entsprechende Premium-Lizenzen (Plus oder Business) mit erweitertem Funktionsumfang.
So installieren Sie das Dynamic Fields Add-on:
Die Einrichtung ist in wenigen Sekunden erledigt:
- Öffnen Sie ein beliebiges Google Formular.
- Klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie „Add-ons aufrufen“.
- Suchen Sie im Google Workspace Marketplace nach „Dynamic Fields“ (oder nutzen Sie direkt diesen Link: Dynamic Fields Add-on).
- Klicken Sie rechts oben auf den blauen Button „Installieren“ und erteilen Sie die notwendigen Berechtigungen.
Anschließend finden Sie das Add-on in Ihrem Formular oben in der Symbolleiste unter dem Puzzle-Symbol („Add-ons“).
Weitere Details zu den Funktionen, automatischen Updates und Lizenzmodellen finden Sie auf unserer Produktübersichtsseite des Dynamic Fields Add-ons.
Alle Tipps & Tricks zum effizienten Arbeiten mit Google Workspace-Tools finden Sie regelmäßig hier in unserem Blog.
