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Eine Rechnung online erstellen mit Google Apps

Rechnung online erstellen mit der Google Apps AuftragsverwaltungEinfach eine Rechnung online erstellen? Wer Google Apps for Work in seinem Unternehmen nutzt und mit Google Tools für Office und Produktivität, wie z.B. Gmail sowie Google Drive und Docs arbeitet, der fragt sich natürlich, wie man mit Google Apps und der darin enthaltenen Office-Suite Google Docs einfach und effizient eine Rechnung online erstellen kann.

Viele Freiberufler, Startups und Kleinunternehmer erstellen Ihre Rechnungen nach wie vor aufwändig über Word. Der manuelle Aufwand für das erstellen einer Rechnung ist jedoch recht hoch und fehleranfällig. Schnell kann sich ein Kopierfehler einschleichen, wenn man eine seiner letzten Rechnungen als Kopiervorlage verwendet. Und trotz Kopiervorlage muss man bei jeder Rechnung in der Regel den Adresskopf, sowie die einzelnen Rechnungspositionen und die Beträge je Position neu aufsummieren.

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Rechnung online erstellen – schnell und einfach mit Google Apps!

online rechnung erstellen - Rechnungsvorlage MusterDoch wie könnte man mit Google Tools einfach und effizient eine Rechnung online erstellen?  Schaut man sich die Möglichkeiten der vorhandenen Google Tools im Detail an, sieht man, dass es durchaus möglich ist, einfach und effizient eine Rechnung online zu erstellen. Als erstes erstellt man über die in Google Drive integrierte Office-Lösung Google Docs eine Rechnungsvorlage, da der der Rahmen Ihrer Rechnungen eigentlich immer gleich aufgebaut ist: Ihr Unternehmenslogo, Ihre Anschrift, Ihre Bankverbindung. Diese Informationen hinterlegen Sie einfach statisch in einer über Google Docs erstellten Rechnungsvorlage.

Andere Teile Ihrer Rechnungen sind dynamisch und unterscheiden sich bei jeder Rechnung. Die Anschrift des Kunden, die einzelnen Rechnungspositionen sowie Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Für diese Inhalte hinterlegen Sie in Ihrer Rechnungsvorlage Platzhalter. Diese Platzhalter müssen später je Rechnung durch die eigentlichen Rechnungsinformationen dann ersetzt werden. Diese pflegen Sie am Besten in einer Google Tabelle, die ebenfalls als Teil der Google Office-Suite in Drive vorhanden sind. Pflegen Sie Kundenstammdaten, wie z.B. Ansprechpartner, Anschrift oder Kontaktinformationen zentral über eine Tabelle, so können Sie diese später bei jeder weiteren Rechnung problemlos wiederverwenden. Genauso verhält es sich mit Ihren Rechnungspositionen. Pflegen Sie Ihre Produkte oder angebotenen Dienstleistungen inklusive Preisen bzw. Stundensätzen und ggf. weiteren Textbausteinen, wie z.B. unterschiedliche Texte zum Zahlungsziel, einfach zentral in der Google Tabelle und Sie können diese auch bei weiteren Rechnungen und bei Angeboten später wiederverwenden.

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Einfach und effizient eine online Rechnung erstellen!Zum Angebot!

Um nun einfach und effizient Rechnungen über Google Drive und Docs zu erstellen, benötigen Sie nur noch ein Tool, dass die Platzhalter in Ihrer Briefvorlage mit den Rechnungsinformationen aus Ihrer Google Tabelle ersetzt. Hier setzt die Google Apps Auftragsverwaltung an und erleichtert Ihnen damit die online Erstellung Ihrer Rechnungen und Angebote. Sie wählen eine durch Sie gestaltete und individuell aufgebaute Vorlage für Ihre Rechnungen und Angebote aus und pflegen alle Ihre angebots- und rechnungsspezifischen Informationen einfach über eine Google Tabelle. Auf Basis dieser gepflegten Informationen erstellt die Google Apps Auftragsverwaltung dann automatisiert Ihre Angebote und Rechnungen. Ihr Vorteil: Sie pflegen Kundenstammdaten, wie z.B. Ansprechpartner, Anschrift oder Kontaktinformationen des Kunden nur einmalig und können diese bei jedem Angebot oder Rechnung wiederverwenden. Auch Textvorlagen sowie Ihre Produkte und Leistungen inklusive den Preisen, pflegen Sie zentral in der Google Tabelle und können diese je nach Bedarf als separate Position in der nächsten Rechnung oder dem nächsten Angebot ohne zusätzlichen Aufwand erneut auflisten.

Die Google Apps Auftragsverwaltung lässt sich dabei direkt über eigene Menüpunkte in der von Ihnen verwendeten Google Tabelle steuern und erstellt Ihre Angebote bzw. Rechnungsdokumente entweder im Google Doc oder PDF-Format. Über die Auftragsverwaltung können natürlich auch mehrere Rechnungen gleichzeitig erfasst und erstellt werden. Alle online erstellten Rechnungen werden in direkt in Ihrer Google Drive-Ablage gespeicher und Sie können von hier aus dann alle erstellten Dokumente beliebig freigeben, drucken oder an eine E-Mail anhängen. Auf Wunsch können Sie auch direkt über die Auftragsverwaltung Rechnungen und Angebot als PDF via E-Mail an den in Ihren Kundenstammdaten hinterlegten Ansprechpartner versenden. Dabei können Sie den Mailtext ebenfalls über eine Vorlage festlegen und mit Informationen aus Ihrer Google Tabelle personalisiert erzeugen.

Da die Google Apps Auftragsverwaltung komplett auf Google Drive und Google Docs basiert ist ein ortsunabhängiger Zugriff, Internetverbindung vorausgesetzt, problemlos möglich und Sie haben somit über Ihre Drive Ablage jederzeit auf die Google Apps Auftragsverwaltung  Zugriff und können jedes Ihrer erzeugten Dokumente jederzeit bei Bedarf einsehen. Auch können Sie die Auftragsverwaltung über Google Drive, im Gegensatz zur klassischen Rechnungserstellung mit Word oder einer auf dem PC installierten Software, sehr einfach für Dritte Personen temporär freigeben und so die Rechnungserstellung sehr einfach an Ihre Assistenz delegieren.

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