Der Empfang elektronischer Rechnungen ist in Deutschland seit Januar 2025 verpflichtend. „E-Rechnung erstellen“ – was im ersten Moment nach einer weiteren bürokratischen Hürde klingt, ist bei genauerer Betrachtung eine hervorragende Gelegenheit, um Ihre Rechnungsprozesse effizient und zukunftssicher zu gestalten.
Wir erklären Ihnen, was sich hinter Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD verbirgt, welche Fristen Sie beachten müssen und wie Sie mit unserem E-Invoice Creator Add-on erhaltene E-Rechnungen in Gmail und Google Drive anschauen und ganz einfach selbst eine normgerechte E-Rechnung erstellen mit Google Tabellen.
Was genau ist eigentlich eine E-Rechnung?
Viele Unternehmer gehen davon aus, dass ein PDF-Dokument im E-Mail-Anhang bereits eine E-Rechnung ist. Das ist rechtlich gesehen bald nicht mehr der Fall. Elektronische Rechnungen werden in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und verarbeitet.
Die echte E-Rechnung ermöglicht eine vollständig automatisierte Verarbeitung, was den Prozess insgesamt beschleunigt und Fehler minimiert. Standardisierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung erleichtern dabei die Integration in bestehende Systeme. Neben der reinen Verarbeitung müssen Unternehmen zudem weitere Regularien wie die GoBD und die DSGVO beachten, um eine sichere und rechtskonforme Archivierung von Rechnungen zu gewährleisten.
Fristen und Übergangsregelungen im B2B-Bereich
Während der Empfang seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen Pflicht ist, hat der Gesetzgeber Übergangsfristen für den B2B-Rechnungsaustausch (den Versand) eingeräumt:
- Bis zum 31.12.2026 können im Moment weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versandt werden.
- Wenn der Empfänger zustimmt, können Unternehmen mit einem Umsatz < 800.000 € weiterhin Rechnungen im bisherigen Format auch im Jahr 2027 versenden.
- Ab dem 01.01.2028 müssen schließlich alle Unternehmen im B2B E-Rechnungen erzeugen und verarbeiten.
Die Herausforderung: E-Rechnung/XRechnung anzeigen
Da eine XRechnung im Kern ein reiner XML-Datensatz ist, besteht sie für das menschliche Auge nur aus unübersichtlichem Programmcode. Wenn Sie nun solche Dateien von Ihren Dienstleistern erhalten, stehen Sie oft vor einem Problem. Um eine E-Rechnung/XRechnung anzeigen zu können, benötigen Sie eine Software, die den Code ausliest. Ohne einen speziellen E-Rechnung/XRechnung Viewer ist es im Arbeitsalltag nahezu unmöglich, die Rechnungssummen und Positionen visuell zu prüfen und freizugeben.
Die Lösung für Google Workspace: Das E-Invoice Creator Add-on
Sie möchten sich nicht in komplexe und teure neue Buchhaltungssysteme einarbeiten, müssen aber zeitnah die gesetzlichen Vorgaben erfüllen? Genau dafür haben wir das E-Invoice Creator Add-on entwickelt.
Ähnlich intuitiv wie unsere beliebte Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer, integriert sich der E-Invoice Creator direkt in Ihre vertraute Google Workspace-Umgebung. Dadurch können Sie wie gewohnt auch eine E-Rechnung erstellen aus Ihren Google Tabellen.
Mit dem E-Invoice Creator Add-on rüsten Sie sich so ohne großen Aufwand für die digitale Zukunft:
- Mühelos E-Rechnung erstellen: Sie geben Ihre Rechnungsdaten ganz normal in Ihre gewohnte Google Tabellen Vorlage ein. Unser Add-on wandelt diese Daten auf Knopfdruck in eine absolut gesetzeskonforme XRechnung oder ZUGFeRD-Datei um.
- Integrierter Viewer: Das Add-on hilft Ihnen nicht nur beim Versand, sondern fungiert auch als praktischer E-Rechnung/XRechnung Viewer in Gmail und Google Drive. Erhaltene XML-Rechnungen von Lieferanten werden Ihnen sofort lesbar und übersichtlich dargestellt.
- Prozess-Automatisierung: Nutzen Sie die Vorteile der E-Rechnung voll aus, indem Sie Ihre Rechnungsverarbeitung durchgängig digitalisieren und automatisieren.
Die Umstellung muss nicht kompliziert sein. Mit dem richtigen Tool an Ihrer Seite meistern Sie den Wechsel von der PDF- zur strukturierten E-Rechnung im Handumdrehen.
Startklar für die E-Rechnung? Informieren Sie sich hier ausführlich über den E-Invoice Creator und installieren Sie die kostenlose Basis-Version!
Alle Tipps & Tricks zum effizienten Arbeiten mit Google Workspace-Tools finden Sie regelmäßig hier in unserem Blog.
